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Der ultimative Office 365 Guide

Mit Office 365 zu mehr Effektivität in Ihrem gesamten Unternehmen

Titelbild für den Office 365 Guide
Abbildung zur Funktion der Cloud mit Server und PC

Office 365 existiert in der Cloud, ist von überall aus zugänglich und bietet Unternehmen heute neue Möglichkeiten, produktiver und erfolgreicher zu sein. Microsoft hält für jede Unternehmensgröße passende Produkte bereit mit einer Vielzahl von Apps, mit denen sich jeder erdenkliche Bedarf im Büroalltag abdecken lässt. Hier erfahren Sie alles, was Sie zu Office 365 wissen möchten.

Office 365 behandelt die Enterprise Pläne von Microsoft. Sollten Sie einen anderen Plan benötigen, sehen Sie sich doch unseren Ultimativen Microsoft 365 Guide an. 

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Was ist Office 365?

Jeder kennt Microsoft Office, hierbei handelt es sich um die weltweit am häufigsten verwendete Bürosoftware. In Deutschland sind es 85 Prozent der Unternehmen, die Office einsetzen. Wer noch Office 2016, Office 2019 und ähnliche Pakete kennt, weiß, dass Office in der Vergangenheit eine lokale Softwarelösung war. Das hat sich mit dem 2011 eingeführten Office in der 365er-Variante grundlegend geändert. Denn seitdem ist Office in der Cloud beheimatet.

Ihre Mitarbeiter haben wie gewohnt Zugriff auf ihre wichtigsten Apps wie Word, Excel oder PowerPoint. Der grundlegende Vorteil besteht darin, dass es keine Rolle mehr spielt, wo sich die Anwender aufhalten und auf welchem Gerät sie auf Office zugreifen. Die Apps und Dokumente stehen überall zur Verfügung. Die lokale Installation auf den Rechnern entfällt und damit viel Aufwand für die IT.

Mit der Abwanderung in die Cloud sind weitere Vorteile verbunden. Dazu gehört eine höhere Sicherheit durch Online-Backups und die Möglichkeit, leistungsstärkere Apps anbieten zu können als bisher. Zeit also, dass auch Ihre Organisation sich mit dem neuen Office befasst.

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Woraus besteht Office 365?

Wer glaubt, dass sich Office in der 365er-Ausführung nur aus den bekannten Büroanwendungen zusammensetzt und dass nur die Online-Bereitstellung neu hinzukommt, täuscht sich. Tatsächlich verbindet Microsoft in Office 365 seine verschiedenen Apps mit weiteren Services, die in dieser Form in der früheren Offline-Office-Welt nicht existierten. So gehört zu einem Office 365-Plan zum Beispiel immer auch OneDrive und damit die Möglichkeit, einen eigenen Cloud-Speicher für sein Unternehmen zu verwenden.

Abbildung von der Cloud, Server, Ordner und Endgeräten

Beim Cloud-Office erhalten Sie Zugriff auf eine Vielzahl von Unternehmensdienste wie zum Beispiel E-Mail, die Dateispeicherung- und Freigabe sowie zusätzliche Funktionen im Zusammenhang mit Sicherheit und Compliance. Im Plan mit dem umfangreichsten Angebot für Unternehmen kommen Analyse- und Sprachfunktionen hinzu. Microsoft bietet damit eine Komplettlösung für Unternehmen an und bedient auch Kunden mit den höchsten Ansprüchen an ihre Office-Infrastruktur.

Den größten Funktionsumfang erhalten Sie, wenn Sie sich für die Lizenz Enterprise E5 entscheiden. Office bietet dabei grundsätzlich die Möglichkeit, mehr als 300 Benutzer einzubinden. Das ist zum Beispiel bei den kleineren Microsoft 365-Paketen anders, die für Nutzerzahlen unterhalb von 300 vorgesehen sind. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass für große Unternehmen mit diesem Office die Möglichkeit besteht, jeden erdenklichen Bedarf abzudecken.

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Wie und wo kann ich Office 365 kaufen?

Fragezeichen mit Frau die überlegt

Microsoft hat den Vertrieb seiner Office-Produkte längst auf ein Abonnement-Modell umgestellt. Das gilt auch für die auf große Unternehmen zugeschnittenen Enterprise-Produkte. Sie wählen aus einem der verfügbaren Pläne aus und zahlen einen monatlichen Abonnementpreis. Der Preis hängt dabei vom gewählten Funktionsumfang ab.

Neben den monatlichen Abonnements ist es auch möglich, die Lizenzen zum Beispiel gleich für ein ganzes Jahr zu kaufen. Sie zahlen vorab also den gesamten Preis für die Laufzeit von zwölf Monaten. Es bleibt aber dabei, dass es sich um ein Lizenz-Modell handelt. Ist die Lizenz abgelaufen, können Sie Office nicht mehr verwenden. Microsoft gewährt Ihnen aber eine lange Gnadenfrist nach Ablauf der Lizenz, während der Sie die Möglichkeit erhalten, diese zu verlängern. Sie haben also auch weiterhin Zugriff auf Ihre Daten.

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Welche Office 365 Pläne gibt es und was hat es mit Microsoft 365 auf sich?

Microsoft bietet für verschiedene Nutzergruppen passende Pläne an. Die Angebote richten sich an Privatanwender, die Office zu Hause nutzen, an kleine und mittelständische Unternehmen und an Großunternehmen. Pläne sind aber auch für das Bildungswesen verfügbar und es existieren Lizenz-Modelle für Non-Profit-Organisationen und die Behörden. Damit ist Office eine Büroanwendungs-Lösung für jeden.

Die Business-Pläne unterteilen sich in die Angebote Basic, Standard und Premium sowie 365 Apps für Business. Letzterer Plan ist relevant, wenn Sie nur an den Apps interessiert sind. Teams ist in allen KMU-Plänen enthalten, im Basic-Plan erhalten Sie von World, Excel und PowerPoint nur die Web- und Mobile-Versionen. Die Pläne 365 E1, E3 und E5 sowie Apps for Enterprise richten sich an Großunternehmen. Wer als privater Einzelanwender Office nutzen möchten, entscheidet sich für den Plan 365 Single. 365 Family richtet sich an diejenigen, die Office privat mit mehreren Familienmitgliedern verwenden möchten.

Microsoft hat sein Cloud-Office im Jahr 2020 in Microsoft 365 umbenannt. Lassen Sie sich davon aber nicht irritieren. Abgesehen von kleineren Änderungen verbirgt sich dahinter weiterhin das bekannte Office mit all seinen vielen praktischen Apps. Hier hat sich nur die Bezeichnung geändert. Die Bezeichnung Office 365 verwendet Microsoft allerdings weiterhin bei den drei Enterprise-Plänen.

Mann mit verschiedenen Wegweisern

Damit gilt Folgendes: Office 365 ist die relevante Lösung für Enterprise-Kunden, alle anderen Nutzer entscheiden sich für die Microsoft 365-Pläne und lassen sich nicht davon verwirren, dass diese früher ebenfalls Office hießen.

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Was für Office 365 Apps sind aktuell vorhanden?

Zu den Stärken von Office in der 365er-Variante gehört die Vielfalt an Apps. Für jede Aufgabe steht eine passende App zur Verfügung, damit Ihre Mitarbeiter sofort in die produktive Nutzung einsteigen können. Mittlerweile ist die Anzahl der Apps so groß, dass auch erfahrene Anwender den Überblick verlieren können. Wir stellen Ihnen daher in einer kompakten Übersicht die wichtigsten Office 365 Apps vor, damit Sie sich orientieren können:

  • Aufgaben: Ermöglicht die Erstellung von Aufgaben in Outlook. Beim Zeit- und Aufgabenmanagement hilft die Vergabe von Prioritäten und Erinnerungen.
  • Bookings: Eine praktische Online-Terminplanung für KMU.
  • Delve: Sie sehen auf einen Blick, an welchen Dokumenten gerade andere Personen in Ihrer Organisation arbeiten.
  • Dynamics 365: Eine CRM- und ERP-Cloud-Lösung für mehr Transparenz und Effizienz im Arbeitsalltag.
  • Excel: Microsofts bekannte Tabellenkalkulation mit der Möglichkeit, Arbeitsmappen freizugeben.
  • Flow: Erstellt automatisierte Workflows zwischen verschiedenen Apps.
  • Forms: Ermöglicht die Erstellung von Umfragen, Fragebögen und Quizfragen. Eine Analysefunktion für die Auswertung ist integriert.
  • Kaizala: Ein Messenger-Dienst, bei dem Sie sich anders als bei Teams mit der Handynummer anmelden.
  • Kalender: Eine in Outlook integrierte Anwendung, mit der sich Besprechungsanfragen und viele andere Termine erstellen lassen.
  • Lists: Ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zentral zu verfolgen und zu bearbeiten und ist bereits in Outlook und Teams integriert.
  • MyAnalytics: Eine Art Fitness Tracker, der die Arbeitsweise erfasst und in einem Dashboard zusammenfasst.
  • OneDrive: Ermöglicht die Speicherung von Dokumenten in der Cloud und macht diese von überall aus zugänglich.
  • OneNote: Ein digitales Notizbuch, das auch Multimedia-Inhalte aufnimmt. Sie können PDFs editieren und Ihre Notizbücher teilen.
  • Outlook: Praktisches Tool für das Empfangen, Versenden und Ablegen von E-Mails. Lässt sich flexibel um viele Funktionen erweitern, etwa für Aufgaben oder um einen Kalender.
  • Personen: Verwaltung von Kontakten und Kontaktlisten mit Integration in Outlook.
  • Project: Tool für die Planung und Verwaltung von Projekten.
  • Planner: Erstellung von Plänen und Aufgaben und Zuweisung zu den gewünschten Mitarbeitern.
  • PowerApps: Erstellen Sie Ihre Geschäfts-Apps ganz ohne Programmierkenntnisse.
  • Power Automate: Einfache Erstellung von User Workflows für die Vereinfachung des Arbeitsalltags. Kommt mit vielen Vorlagen.
  • PowerBI: Ein intelligentes Analyse-Tool, das Daten aus verschiedenen Quellen verbindet und visuell darstellt.
  • PowerPoint: Erstellung von Präsentationen mit der Möglichkeit, diese sogleich zu teilen. Können auch Bilder und Videos enthalten.
  • Power Virtual Agents: Dient der unkomplizierten Erstellung intelligenter Chatbots.
  • Publisher: Vereinfacht die Gestaltung von Flyern, Broschüren und Postkarten oder verschiedenen Präsentationen.
  • SharePoint: Damit erstellen Organisationen ihre Websites und erhalten einen sicheren Cloud-Ort für die Speicherung und Freigabe sowie die Zusammenarbeit.
  • StaffHub: Verwaltung von Zeitplänen auf Mobilgeräten und Teilen von Bekanntmachungen, Richtliniendokumenten etc.
  • Stream: Erstellen und Teilen von Videoinhalten innerhalb der Organisation.
  • Sway: Einfaches Erstellen und Teilen von Präsentationen und interaktiven Berichten.
  • Teams: Gruppenchat-Anwendung für die Verbesserung der Arbeit im Team. Dient gleichzeitig als Plattform für die Steuerung und Organisation der wichtigsten Office-Apps.
  • To-Do: Einfache Erstellung von Aufgabenlisten auch anhand von Vorschlägen.
  • Video: Plattform für das Uploading, Posting und Sharing von Organisations-Videos.
  • Whiteboard: Digitales Whiteboard, das bisher nur für Surface verfügbar war und über eine Cloud-Speicherfunktion verfügt.
  • Word: Die bewährte Lösung für die Erstellung und Bearbeitung von Textdokumenten.
  • Yammer: Ein digitales Schwarzes Brett für den Austausch über den Arbeitsalltag in der Organisation.

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Welche Office 365 Kosten kommen auf mich zu?

Wie hoch die Office 365 Kosten ausfallen, hängt natürlich vom gewählten Paket ab und davon, welchen Funktionsumfang Sie in Ihrem Unternehmen benötigen. Am günstigsten fahren Sie mit dem Produkt E1. Dieser Plan kostet Sie 6,70 Euro im Monat, wenn Sie sich für ein Jahresabonnement entscheiden (alle Preise Stand Anfang September 2021). Hier erhalten Sie bereits viele wichtige Unternehmensdienste wie E-Mail, OneDrive, SharePoint und Teams. Auch die Dateispeicherung- und Freigabe ist vorhanden. Anwendungen wie Excel und Outlook sind webbasiert und direkt in die Clouddienste wie etwa Teams integriert.

Funktion

Office 365 E1

Office 365 E3

Office 365 E5

Office Anwendungen ( PowerPoint, Word, Excel, OneNote, Access )

E-Mail und Kalender

( Outlook, Exchange )

Microsoft Teams

Netzwerk und Intranet

( Sharepoint und Yammer )

Inhalte

( OneDrive, Stream, Sway )

Management

( Power Apps, Planner, To do... etc. )

Fortgeschrittene Analysen

( MyAnalytics etc.)

Geräteverwaltung

Zugriffsverwaltung

Bedrohungs und Informationsschutz, Compliance

Preis im Jahresabonnement je Nutzer pro Monat

6,70 €

19,70 €

34,40 €

Berechnen der Kosten mit Taschenrechner

Der Plan E3 kostet Sie 19,70 Euro im Monat. Pro Nutzer besteht hier die Möglichkeit, Office auf bis zu 15 Endgeräten zu installieren. Dazu gehören PCs, Macs und Mobilgeräte wie das Tablet oder Smartphones. Microsoft spricht von einer cloudbasierten Komplettlösung, die Anwendungen und Dienste mit Datenschutz und Compliance verbindet. Den vollen Funktionsumfang erhalten Sie dann mit dem Produkt E5. Dieser Plan kostet mit 34,40 Euro im Monat am meisten. Besonders die Möglichkeiten für die Datenanalyse und die Visualisierung sind hier noch einmal deutlich ausgebaut.

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Was macht einen guten Office 365 Freelancer aus?

Ein versierter Office 365 Freelancer kann Ihnen in vielen Bereichen weiterhelfen. So unterstützt er zum Beispiel bei der wichtigen Migration, die häufig für Unternehmen mit ihrer Vielzahl an Daten und ihrer großen Zahl an Mitarbeitern eine echte Herausforderung darstellt. Bei Migrationsprojekten kommt es in besonderem Maße auf Erfahrung an und die bringt ein guter Freelancer mit. Er kennt die Stolpersteine, die bei der Abwanderung in die Cloud immer wieder auftreten und hilft Ihnen dabei, diese zu umgehen.

Sitzender Freelancer

Ein kompetenter Freelancer kennt sich mit Office für die Cloud ebenso gründlich aus wie mit Windows 10 oder mit Windows Server. Zudem ist er in der Lage, Sie zu Themen wie der Cyber Security zu beraten und gemeinsam mit Ihnen Konzepte zu erarbeiten, damit Sie den Datenschutz und die Sicherheit in Ihrer Organisation verbessern können. Weiterhin steht er Ihnen unterstützend zur Seite bei Administrationsaufgaben etwa bezüglich Netzwerk und Server. Ein guter Freelancer bringt viel Wissen bezüglich Azure mit und zeigt Ihnen, wie Sie die vielfältigen Services von Microsoft etwa für das Sammeln von Daten, die Datenanalyse und die Visualisierung für einen größeren Unternehmenserfolg nutzen können.

Die beste Beratung erhalten Sie dabei von zertifizierten Microsoft 365 Partnern. Hier erhalten Sie für Unternehmen jeder Größe konkrete Hilfestellungen und können sicher sein, dass Sie Zugriff auf ein hohes Maß an Kompetenz erhalten, die der Freelancer direkt durch Zertifizierungen und Qualifikationen bei Microsoft erlangt hat. Damit nutzen Sie die bestmögliche Beratung und Office 365 Schulung für Ihr Unternehmen und können Office 365 produktiver einsetzen und den passenden Plan auswählen.

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Wie verläuft eine Office 365 Beratung und was macht sie aus?

Grundsätzlich bietet Office 365 Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, produktiv von jedem Ort aus und an jedem beliebigen Gerät zu arbeiten. Damit Sie das Potenzial von Office vollumfänglich nutzen können, ist es wichtig, den richtigen Plan auszuwählen und die eigenen Mitarbeiter zu schulen. Zur Beratung gehört damit eine Analyse des Istzustands in Ihrem Unternehmen, die herausfindet, wo noch eine Office 365 Schulung erforderlich ist und wie die Teams besser zusammenarbeiten können. Der Berater zeigt Ihnen auf, wie die verschiedenen Apps und Dienste voneinander abhängen und einander bereichern und wie das optimale Zusammenspiel der Komponenten aussieht. Denn das ist entscheidend für den optimalen Einsatz der Office-Umgebung.

Experte berät Kunden

Die Office 365 Beratung umfasst die wichtige Strategieberatung, bei der sich alles um den bestmöglichen Einsatz und Betrieb von Office dreht. Sie erhalten eine eingehende Lizenzberatung und profitieren von den Ergebnissen einer Evaluierung Ihrer bestehenden Office-Umgebung. Außerdem erhalten Sie weitere Beratungsleistungen zum Thema Backup und zu den verschiedenen Managed Services, die für den Betrieb Ihrer Office-Infrastruktur erforderlich sind. Außerdem bezieht eine gute Beratung auch immer die Endanwender ein und unterstützt mit Trainings, Einführungen und Workshops. Das stellt sicher, dass Sie schnell und erfolgreich einsteigen in die Welt der Office-Cloud.

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