August 18

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Microsoft Sway – Präsentieren und mehr

Autor: Aaron Siller

August 18, 2021


Du möchtest schnell, einfach und unkompliziert Präsentationen erstellen und diese direkt online mit deinen Kunden, Kollegen oder Kommilitonen teilen?

Auch für diese Anforderungen hat Microsoft ein Tool entwickelt - Microsoft Sway

Es erleichtert dir das Erstellen und Verwalten deiner professionellen und innovativen Präsentationen und Newsletter. Dank zahlreicher Vorlagen musst du nicht lange am Design feilen, und die Ausgabe in einem passenden Leseformat für alle Endgeräte passiert automatisch.

In diesem Beitrag erfährst du, was Microsoft Sway ist und welche Möglichkeiten es dir bietet. Ich zeige dir, wie du dein erstes Sway schnell und einfach erstellen kannst. Außerdem lernst du den Unterschied zu Microsoft PowerPoint kennen.

Logo von Microsoft Sway
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Was ist Microsoft Sway?

Sway ist eine noch eher unbekannte Webanwendung der Microsoft 365 Suite. Sie ermöglicht es dir, Texte und Medien schnell und einfach zu einer fertigen Präsentation, einem interaktiven Bericht und vielem mehr zusammenzustellen. Die optimale Formatierung für alle Endgeräte wird automatisch erstellt.

Außerdem kannst du deine Sways mit Kunden oder Kollegen teilen, ohne dass diese sich auf einer Website anmelden oder etwas herunterladen müssen. Dank Datenschutzeinstellungen behältst du die volle Kontrolle über die Freigabe deiner Inhalte.

Grundsätzlich ist die Nutzung von Sway mit einem Microsoft-Konto kostenlos. In Verbindung mit einem Microsoft 365 Abonnement enthält Sway allerdings noch weitere praktische Zusatz-Features.

Die Landingpage von Microsoft Sway

Beispiele für die Verwendung von Microsoft Sway

Hier findest du zwei Anwendungsbeispiele für Microsoft Sway. Diese Sways wurden schnell und einfach innerhalb weniger Minuten mit Hilfe von Vorlagen erstellt.

 Selbstverständlich kannst du auch individuelle Sways erstellen.

Transformation der Microsoft Sway Vorlage zu einem Newsletter

Diese Vorlage erleichtert dir das Erstellen von Newslettern, da du in bereits erstellte Karten die wichtigsten Informationen einfügen und schnell und einfach Videos, Bilder und Links einbetten kannst. 

Der fertige Newsletter wird mit wenigen Klicks per Link, E-Mail oder über die Einbettung in einer Website der Zielgruppe zur Verfügung gestellt.

Mehr dazu findest du unter „Anleitung zu Microsoft Sway“.

Transformation der Microsoft Sway Vorlage zu einer Präsentation

Diese Vorlagen für Geschäftspräsentationen sind dafür geschaffen, Inhalte professionell für Kunden und Geschäftspartner aufzubereiten. Innerhalb kurzer Zeit stellst du die wichtigsten Informationen zu deinem Business oder neuer Produkte zusammen und veröffentlichst diese zum Beispiel auf deiner Website.

Microsoft Sway bietet dir auch viele Anwendungsmöglichkeiten im privaten Bereich. Du kannst mit Sway Urlaubsgeschichten erstellen, mit denen du deine Freunde, Familie und die Online-Community unterwegs auf dem Laufenden hältst. Es gibt auch Vorlagen für die Erstellung eines Blogs oder eines „Do-it-yourself“-Projekts.


Der Download von Microsoft Sway

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Die Webversion

Microsoft Sway gibt es in einer Webversion und als Desktop-Variante.

  • Den Link zur Webversion findest Du hier.

Dort meldest du dich mit deine Microsoft-Zugangsdaten an. Falls du noch keinen Microsoft-Account besitzt, kannst du diesen dort nach Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort erstellen. Danach startest du sofort mit Microsoft Sway.

Microsoft Sway Dashboard der Webversion

Download der Sway Desktop Variante

  • Die Microsoft Sway-App kann auf jedem Gerät mit dem Betriebssystem Windows 10 verwendet werden. Der Download funktioniert ganz einfach über den Microsoft Store.
  • Den Link zum Download aus dem Store findest Du hier.
  • Die Anmeldung in der Microsoft Sway–App erfolgt mit den Zugangsdaten deines Microsoft–Accounts.
  • Die Sway-App benötigt eine dauerhafte Internetverbindung und deine Inhalte werden automatisch über deinen Microsoft-Account zwischen Webversion und der App synchronisiert.
  • Die Sway–App unterscheidet sich nur minimal in der Bedienung von der Webversion und die Schritte zur Erstellung eines Sway sind identisch.

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Anleitung für Microsoft Sway

Hier zeige ich dir die ersten Schritte im Umgang mit der Webversion von Microsoft Sway. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangst du zur Startseite:

Erstellen eines neues Sways, import aus Dokumenten, starten mit Vorlagen

Auf der Startseite kannst Du folgende Schritte durchführen:

  • Ein neues leeres Sway starten
  • Vorhandene Dokumente vom Gerät ins Sway hochladen
  • Bereits vorhandene Layouts zur Bearbeitung verwenden

Neues Sway - Bearbeiten der Storyline

Nachdem du ein neues Sway gestartet hast, bearbeitest du deine Storyline.

Die Storyline besteht aus verschiedenen Karten mit den Informationen, die du mit deinem Sway vermitteln möchtest.

Der Titel des Sways

Erste Karte des Sways für die Eingabe des Titels oder der Überschrift

Die erste Karte der Storyline ist die Überschrift oder der Titel des Sways – am besten eine kurze und prägnante Aussage über den Inhalt, der vermittelt werden soll.

In das Feld „Hintergrund“ wird das gewünschte Titelbild abgelegt.

Karten in Sway verwenden

Anzeige bei mehreren Karten

Ein paar wichtige Informationen zu den Karten in Sway:

  • Die Karten sortieren den Inhalt des Sways in aufeinanderfolgender Reihenfolge.
  • Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Textformatierung (fett / kursiv / Aufzählungszeichen uvm.).
  • In jede Karte kann man Videos, Links, Text , Audiodateien oder Office-Dokumente einfügen. Möglich sind zum Beispiel mehrere Bilder als Slides oder Gegenüberstellungen.
  • Die Reihenfolge der Karten ist variabel und jederzeit veränderbar.
  • Mit einem Klick auf das "+ Symbol" öffnet sich eine neue Karte, die bearbeitet werden kann.

Hinzufügen von Inhalten vom eigenen Computer oder einem mobilen Gerät

Beispiel für den Datei Upload

Um Inhalte von dem eigenen Computer oder einem mobilen Gerät hinzuzufügen, wählst du in der Menüleiste den Punkt „Einfügen“ aus.

In dem Dropdown-Menü „Vorgeschlagen“ findest du verschiedene Quellen zur Auswahl .

Wenn du dich für eine Quelle entschieden hast, gibst du einen Suchbegriff in das Feld „Quellen durchsuchen“ ein und startest über die Lupe deine Suche.

Jetzt werden dir verschiedene Bilder, Videos, Texte usw. angezeigt und du kannst entscheiden, was am besten zu der aktuellen Karte in deiner Storyline passt.

Mit einem Klick kannst du den Inhalt in deine gewünschte Karte ziehen.

Hinweis zum Hinzufügen von Bildern

Beispiel zum setzen von Fokuspunkten bei Bildern

In einer Karte, in der ein Bild hinzugefügt werden kann, findest du in der Leiste den Menüpunkt „Fokuspunkte“.

Mit Fokuspunkten legst du durch Anklicken bestimmte Punkte in deinem Bild fest, die auf jeden Fall auf einem Endgerät zu sehen sein sollen.

Außerdem kannst du bestimmen, ob das Gesamtbild wichtig ist. Du siehst sofort eine Vorschau, wie das Bild je nach Bildschirmgröße auf dem PC oder einem mobilen Endgerät aussehen wird.

Design entwerfen

Design Menüpunkt in Microsoft Sway


Nachdem du alle deine Inhalte zusammengefasst hast, kannst du dir einen ersten Entwurf deines Sways ausgeben lassen. Klicke dazu auf den Menüpunkt „Design“.

Unter „Formatvorlagen“ findest du folgende Möglichkeiten dein Sway individuell zu bearbeiten:

  • Anordnung der Karten in der Storyline zum Scrollen in vertikaler      oder horizontaler Richtung beziehungsweise als einzelne Folien wie bei einer Präsentation.
  • Manuelle Anpassung des Sways mit benutzerdefinierten Farben, verschiedenen Schriftarten und unterschiedlichen Texturen.
  • Verwendung vorgegebener Formatvorlagen mit verschiedenen Farbschemas, Schriftarten und Hintergründen.
  • Mit dem Button „zufälliges Design“ wird für das Sway eine zufällig ausgewählte Vorlage angewendet. Bei einer unbedachten Änderung kannst du jederzeit auf „Vorherige Aktion rückgängig machen“ klicken – bei Bedarf sogar mehrfach.

Wiedergabe eines Sways

Beispiel zum wiedergeben eines Sways

Nach der Fertigstellung deines Sways, lässt du dir über den Menüpunkt „Wiedergeben“ eine komplette Vorschau anzeigen. Diese zeigt dir, wie dein Sway mit allen interaktiven Inhalten für einen Betrachter angezeigt wird.


Verwendung eines vorhandenen Dokuments

Microsoft Sway bietet dir einen Weg, mit dem du ein bereits vorhandenes Dokument (Word, Excel, Powerpoint, PDF ...) in ein Sway umwandelst. 

Dazu wählst du auf der Startseite den Punkt „Mit einem Dokument beginnen“ aus. Nachdem das Dokument importiert worden ist, wird automatisch ein Sway mit logischer Gliederung erstellt, die bei Bedarf angepasst werden kann.

Allerdings sollte man bei dieser Methode auf eine sinnvolle Formatierung des Ursprungsdokuments achten:

Meistens wird pro Dokumentenseite nur eine einzige Karte erstellt. Auch bei dieser Variante kannst du eigene Inhalte hinzufügen.

Die Vorgehensweise ist dieselbe wie unter dem Punkt „Hinzufügen von Inhalten vom eigenen Computer oder mobilen Gerät“. Das Design lässt sich auch - wie eben schon beschrieben - individuell anpassen.


Die Nutzung von Vorlagen

Mit Microsoft Sway hast du die Möglichkeit, eine der vielen Vorlagen zu verwenden.

Dafür wählst du unter „Mit einer Vorlage beginnen“ deine gewünschte Vorlage aus. Die Bearbeitung und das Einfügen deiner Inhalte funktioniert wie bei einem neuen leerem Sway.

Das Arbeiten mit Vorlagen hat den Vorteil, dass die Karten vorgegeben sind und du Tipps zur Formulierung deines Inhalts findest.

Dadurch sparst du bei der Erstellung deiner Sways wertvolle Zeit und das Design wirkt dabei gleichzeitig sehr professionell.

Die Anpassung des Designs unter „Formatvorlagen“ ist ebenfalls wieder möglich. Es gibt die Möglichkeit, selbst Vorlagen zu erstellen und diese Kollegen, Freunden oder auch der Allgemeinheit zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. 


Teilen des fertigen Sways

Eingabemaske zum teilen eines Sways

Dein fertiges Sway lässt sich ohne Aufwand an andere weitergeben, in eine Website einbinden, per E-Mail verschicken oder in Sozialen Medien teilen.

Dazu wählst du den Menüpunkt „Teilen“ aus. Hier hast du die Wahl zwischen verschiedenen Varianten:

  • Freigabe zum Anzeigen deines Sways
  • Erteilung der Freigabe zur Bearbeitung des fertigen Sways bzw. der Vorlage
  • Verschiedene Möglichkeiten den Link zu dem Sway in E-Mails, einer Website oder auch auf Social-Media-Plattformen einzubinden.

Selbstverständlich sind die Datenschutzeinstellungen für jedes Sway jederzeit änderbar und können angepasst werden.


Offline-Nutzung vom Microsoft Sway

Für die Nutzung von Microsoft Sway ist eine Internetverbindung nötig, die auch während der Arbeit mit Microsoft Sway bestehen bleiben muss.

Wenn du deine Inhalte offline verwenden möchtest, exportierst du diese in eine Word- oder PDF-Datei. Selbstverständlich ist auch das Ausdrucken eines Sways möglich.


Zusätzliche Features bei einem Microsoft 365–Abonnement

Ein Microsoft 365–Abonnement bietet bei der Verwendung von Sway einige interessante Zusatzfeatures:

Feature1

Das Analysetool

Das Analysetool zeigt dir, wie oft dein Sway aufgerufen wurde, die durchschnittliche Lesedauer der Betrachter und ob die Leser das Sway vollständig durchgeklickt haben.

Dieses Feature erleichtert es dir, die Reichweite deiner Sways einzuschätzen und deine Inhalte den Bedürfnissen deiner Leser anzupassen.

Außerdem kannst du herausfiltern, welche Themen für deine Zielgruppe interessant sind und welche nicht.

feature2

Datenschutzeinstellungen

Im Unterschied zur kostenlosen Version von Microsoft Sway hast du hier die Möglichkeit, genauer zu bestimmen welche Personengruppen auf das Sway zugreifen können.

Wenn gewünscht, kannst du ein Passwort festlegen. Unter „weitere Optionen“ lässt sich entscheiden, ob Bearbeiter die „Teilen“-Schaltflächen sehen können. Du hast also größere Möglichkeiten, den Datenschutz festzulegen und so die Sicherheit deines (sensiblen) Contents zu wahren.


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Microsoft Sway vs. PowerPoint

Jetzt stellt sich noch die Frage:

Was genau ist der Unterschied zwischen Microsoft Sway und Powerpoint?

Mit beiden Tools kann man Präsentationen erstellen – damit enden die Gemeinsamkeiten aber auch schon.

Während Microsoft Powerpoint eine reine und meistens kostenpflichtige Desktop-App ist, mit der man hauptsächlich Präsentationen erstellen kann, eröffnet Microsoft Sway viel mehr Möglichkeiten

Sway ist ein kostenloses Online–Tool, mit dem du nicht nur Präsentationen erstellst. Es bietet dir auch eine Plattform zur Weitergabe deiner Informationen. Dadurch, dass die Daten online gehostet werden, ist das Bearbeiten deiner Sways von überall und auf verschiedenen Geräten unkompliziert möglich.

Microsoft Sway

Microsoft PowerPoint

Kostenloses Online – Tool

Lizenziertes Desktop-Präsentationstool

Online-Hosting der Daten

Lokale Speicherung der Daten

Der Zugriff und das Bearbeiten der Sways ist von überall aus möglich

Zur Erstellung von Präsentationen

Einfaches Teilen von Informationen mit Dritten

Einbinden von Videos, Bildern, Office-Dokumenten etc.

Einbinden von Videos, Bildern, Office-Dokumenten etc.

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Fazit

Ich hoffe Dir damit gezeigt zu haben, wie Du Microsoft Sway anwenden und konfigurieren kannst.

Schau Dir doch auch die anderen Tutorials und Tipps an, die wir bereits auf unserem Blog geteilt haben. Wir sind stets bemüht, die aktuellsten Themen und Fragestellungen zu beantworten, um Dich bei der Arbeit mit Microsoft Sway und anderen Microsoft 365 Produkten zu unterstützen!


Aaron Siller

Über den Autor

Aaron Siller hat seit 2014 umfangreiche Erfahrung in der Migration zu Microsoft Office 365, Exchange Online, Intune und Azure aufgebaut. Gerne stellt er Ihrem Unternehmen sein Können und das seines qualifizierten Teams zur Verfügung. Seit der Einführung dieses leistungsfähigen Tools gehören Microsoft Teams Schulungen als wichtiger Bestandteil aller Digitalisierungsmaßnahmen mit zum Programm.

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