Microsoft Teams

Wie Sie mit Microsoft Teams produktiver arbeiten und optimal mit Kollegen und Kunden kommunizieren – Egal, wo Sie sind.

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Der ultimative Microsoft Teams Guide

Microsoft Teams ist das Tool zur modernen und effizienten Zusammenarbeit.

Zeitersparnis und Produktivität steht bei dir an erster Stelle und du arbeitest bereits mit Microsoft Teams? Fehlt dir manchmal die Orientierung oder du fragst Dich, was noch alles mit Microsoft Teams möglich ist? Die Grundlagen hast du verstanden aber du willst dein Microsoft Teams Erlebnis vertiefen?


Ob Du nun die Grundlagen bereits kennst und  zum Microsoft Teams Profi aufsteigen willst oder aber komplett neu in der Arbeit mit Teams bist: in unserem Microsoft Teams Guide zeigen wir Dir alle Tipps & Tricks, Best-Practices und Anleitungen zur modernen und produktiven Arbeit mit Microsoft Teams.


Erfahre, wie du Du Microsoft Teams optimal nutzt und lerne die Tricks der Microsoft Profis kennen um die Arbeit im Team grundlegend zu verändern!


Table of Contents


Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams bildet eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit im Team. Mit der Nutzung von Microsoft Teams wird eine Lösung zur internen und externen Zusammenarbeit und Kommunikation geboten. Es können Dateien miteinander ausgetauscht und parallel bearbeitet werden, weiterhin bietet Teams einen Weg zur Durchführung und Moderation von professionellen Videokonferenzen. Zur Erweiterung des Funktionsumfangs können weitere Applikationen, wie SharePoint Online, Microsoft Planner oder Lists mit eingebunden werden.

Microsoft Teams Free kann ohne ein Abonnement innerhalb der Microsoft 365 Suite kostenfrei genutzt werden.

Was kostet Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist Bestandteil zahlreicher Microsoft 365 Abonnements. Hierzu gehören u.a. der Microsoft Business Standard-oder Business Premium-Plan. Die Lizenzierung für Unternehmen mit mehr als 300 Nutzern durch die Enterprise-Pläne beinhalten ebenfalls Teams. Auch ohne ein Microsoft 365 Abo oder die Nutzung der Office 365 Suite kann Microsoft Teams in einer freien und kostenlosen Variante genutzt werden. Dies wird von Microsoft als Teams Free oder auch Teams Exploratory definiert.

Zusammenarbeit-im-Team

Microsoft Teams - Free oder Business?


Microsoft Teams Free


2 GB

Speicher pro User

  • 1:1 Chats 
  • Gruppenchats
  • Bildschirm teilen
  • Gastzugriffe
  • Besprechungen

Microsoft TEams


1 TB

Speicher pro User

  • 1:1 Chats
  • Gruppenchats
  • Bildschirm teilen
  • Gastzugriffe
  • Besprechungen
  • Meetings aufzeichnen
  • Audiotelefonie
  • Admin Tools
  • 99,9% SLA Uptime

Fulltime

$

399.99

/year

Simpler, faster and more effective move

  • Working time 24/7 all days
  • Free Tea & Coffee
  • Max 15 team members
  • Superfast wifi
  • Free Kitchen

Private

$

599.99

/year

Simple, fast and just for you

  • Working time 24/7 all days
  • Max 15 team members
  • Superfast wifi
  • Exclusive help

VIDEO: Microsoft Planner mit Microsoft Teams nutzen

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In der zum Download frei verfügbaren, kostenlosen Version von Microsoft Teams können Kollegen per Audio und Videotelefonie in Einzel- und Gruppenmeetings kontaktiert werden.


Hierbei ist die Meeting Zeit auf 45 Minuten und die Teilnehmeranzahl standardmäßig auf 100 begrenzt. Außerdem können Meetings geplant und Teilnehmer im Voraus eingeladen werden. Auch Gastzugriffe sind in diesen Meetings möglich. Während eines Meetings kann der Bildschirm beliebig geteilt und Besprechungsnotizen sowie Skizzen auf einem Whiteboard festgehalten werden. 


In Einzel- und Gruppenchats kann ohne Einschränkungen gechattet werden. Zusätzlich erhält jedes Team einen gemeinsamen Dateispeicher mit zehn Gigabyte Speicher und jede Person einen eigenen Speicher in Höhe von zwei Gigabyte.

In der Business Version von Microsoft Teams sind die Basisfunktionen wie der Einzel- und Gruppen-Chat, Audio- und Videotelefonie, die Live-Events und Besprechungen, der Dateiaustausch und die Kollaboration mit externen Teilnehmern in geplanten Meetings enthalten.

Zusätzlich erhalten wir die Möglichkeit Meetings aufzuzeichnen und die Admin Tools zur Administration zu nutzen. Weiterhin ist bei dieser Version ist die Hochverfügbarkeit garantiert (99,9% SLA Uptime).

Viele Microsoft 365 Services und Applikationen bieten die Möglichkeit einer Integration in Microsoft Teams. So können die  Projektsteuerung und das Aufgabenmanagement mit Microsoft Planner in Teams praktisch an einem zentralen Dashboard verwendet werden.

Eine weitere Integrationsmöglichkeit ist mit SharePoint Online möglich: SharePoint Online wird zum Austausch und zur Ablage von Dateien in Teams Unterhaltungen benötigt. Jedem einzelnen Nutzer stehen großzügige eintausend Gigabyte bei dieser Version von Microsoft Teams zur Verfügung. Auch können Bibliotheken an Dokumenten in Teams integriert und parallel bearbeitet werden.

Mit der Nutzung von OneDrive for Business ist auch eine Ablage von Dateien in privaten Chats möglich.

Wird der Dienst Exchange Online eingesetzt, so kann eine Kalender-Synchronisierung mit Microsoft Teams und Outlook vorgenommen werden. Dann greift auch die eDiscovery Funktion von Microsoft in den Chats der Teams für Inhaltsuche und die wichtige Legal Hold Archivierung. Hiermit wird die Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für ein Unternehmen in Microsoft Diensten garantiert.

Skype for Business kann ebenfalls mit Microsoft Teams simultan genutzt werden. Hier sind Einzelchats zwischen Teams und Skype for Business Teilnehmern möglich. Ebenfalls kann man mit der Teams App an Skype for Business Meetings teilnehmen.

Bis zum 31. Januar 2021 bietet Microsoft Unternehmen die Möglichkeit Microsoft Teams in einer explorativen Umgebung zu nutzen. So können nicht über Microsoft 365 lizensierte Nutzer die Funktionen und Vorzüge von Microsoft Teams Business ausgiebiger testen. Kombinierbar mit einer Microsoft 365 Apps–Lizenz können viele weitere Dienste ausprobiert werden. Diese sind auszugsweise:

  • Exchange Online 
  • Microsoft Planner
  • Microsoft Search
  • Microsoft StaffHub
  • Office Online
  • Sway
  • Und viele mehr.
Die gesamte Übersicht der Nutzung der Microsoft Teams Exploratory Umgebung kann auf der Website von Microsoft nachgelesen werden.
Teams-Strukturen-aufbauen

Aufbauen von Strukturen -

mit Kanälen und Teams


Um eine Struktur aufzubauen arbeiten wir in Microsoft Teams mit sogenannten Kanälen und Teams. Über diese Optionen können wir eine eigene Organisationsstruktur abbilden und nach unseren Themen und Bedürfnissen anpassen. 

Es bietet sich an eine Teams Struktur nach aktuellen Erfordernissen aufzubauen. Dabei können wir u.a. nach folgender Sortierung kategorisieren:

  • nach Abteilung
  • anhand des Standorts
  • durch laufende Projekte
  • bei gemeinsamen Aufgabenbereichen
  • in der Kommunikation nach Extern

Eine Basis jedes Teams ist immer das Team selbst. Diesem vergeben wir einen Namen, um dann im nächsten Schritt Kanäle dort einzubauen. 

Kanäle geben uns die Möglichkeit eine noch feinere Aufteilung unseres Teams (z.B.: unser Team für Standort Berlin oder das Projekt der Office 365 Migration) vorzunehmen.

Für den Teams Nutzer gibt sich somit immer der Aufbau nach folgendem Schema:

  • Teams-Name
    • Allgemeiner Kanal
    • Kanal 2
    • Kanal 3
    • Kanal 4

Der Allgemeine Kanal ist immer vorhanden und dient als eine Art schwarzes Brett. Dort sollen primär Informationen geteilt werden, die für alle beteiligten im Team interessant sind. Spezifische Informationen und Dateien werden wieder in den jeweiligen Kanälen bereitgestellt

Kanäle-in-Teams

Kanäle können auch auf privat gestellt werden, das heißt sie sind dann nur für die Personen zugänglich, die vom Ersteller des Kanals hinzugefügt wurden.

Aber wann ist es sinnvoll private Kanäle anzuwenden oder nicht doch lieber ein neues Team anzulegen? 

Dafür haben wir folgende Übersicht mit Fragen, die wir uns stellen können:

Microsoft Teams & Private Kanäle - Entscheidungsmatrix


Gibt es bereits ein Team, in dem diese Personen Teammitglieder sind?

Muss diese Arbeit vor anderen vertraulich gehalten werden?

Gibt es viele unterschiedliche Themen zu diskutieren?

Empfehlung

Ja

Ja

Ja

Erstellen eines privaten Kanals im bestehenden Team, oder Erstellung dedizierter privater Kanäle für jedes Thema.

Ja

Ja

Nein

Erstellen eines privaten Kanal im bestehenden Team.

Ja

Nein

Nein

Erstellen eines privaten Kanal im bestehenden Team.

Nein

Nein

 Nein

Erstellung eines neuen Teams

Nein

Nein

Ja

Erstellung eines neuen Teams und  je nach der Vertraulichkeit der einzelnen Themen, sollte eine Erstellung separater Standard- oder Privatkanäle erfolgen.

Nein

Ja

Nein

Erstellen eines neuen Teams, und optional Erstellung eines privaten Kanals.

Microsoft Teams personalisieren


Anpassung-des-Layouts

Microsoft Teams bietet mehrere Möglichkeiten zur benutzerdefinierten Personalisierung an.

Zur Personalisierung gehört die Einstellung eines eigenen Logos oder Profilbildes, welches dann auch in andere Microsoft 365 Dienste übernommen wird. Dieses Bild wird dann auch nach außen hin dargestellt, wie z.B.: in ausgehenden E-Mails.

Weiterhin können wir auch das Design, die Benachrichtigungen und den Datenschutz, die Geräteeinstellung und Sprachoptionen anpassen.

VIDEO: Wie kann ich mir Microsoft Teams personalisieren?

Video-Microsoft-Teams
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Anpassungsmöglichkeiten in Teams

Einstellungen-Teams



Alle Möglichkeiten und Einstellungen für den Nutzer in Teams können über den Menüpunkt "Einstellungen" in der rechten oberen Ecke durchgeführt werden!

Profilbild-anpassen

Logo oder Profilbild ändern

Zur Anpassung des Profilbilds in Teams klickt man in der Ecke oben rechts auf den Kreis mit den eigenen Initialen und anschließend unter seinem Namen auf „Bild ändern“.

Design-ändern

Änderung des Designs

Das standardmäßige Design von Microsoft Teams kann unter dem Reiter „Allgemein“ geändert werden.


Hier werden uns drei Möglichkeiten geboten:


Mit dem Design Standard erhalten wir das übliche Lila-Weiße Design von Teams. Wechseln wir zum Dunklen Design wird der Bildschirm in ein tiefes Dunkelgrau mit Lila Akzenten getaucht. Mit dem Design Hoher Kontrast werden die Lila Akzente zu Türkisen und gelben Akzenten. Letzteres Design empfiehlt sich besonders bei Sehbeschwerden oder Farbenfehlsichtigkeit, weil die Kontraste zwischen den Bereichen so hoch sind, dass sie auch mit Einschränkungen in der Sicht besser erkannt werden können.

Layout anpassen

Sobald man Mitglied mehrerer Teams ist, macht es Sinn sich die zwei Layoutoptionen anzusehen. Das Layout dient zur Navigation zwischen den Teams und man kann hier zwischen einer Rasteransicht und einer Listenansicht wählen.

Anwendungsverhalten steuern

Die allgemeinen Einstellungen bieten die Möglichkeit das Anwendungsverhalten der Applikation zu steuern. 


Wir können entscheiden, ob und wie die Microsoft Teams Applikation beim Bootvorgang gestartet wird. Die App kann nach dem Computerstart im Hintergrund ausgeführt werden oder auch direkt geöffnet werden. Möchte man, dass die Anwendung beim Schließen im Hintergrund weiter ausgeführt werden soll und ob Teams als Standard Chat-App für Office registriert werden soll, kann man dies hier einstellen. Praktisch ist auch die Option, eingehende Anrufe in einem zweiten Fenster öffnen zu lassen.

Spracheinstellungen-Teams

Spracheinstellungen

Um die App Sprache sowie das Tastaturlayout separat auszuwählen wechseln wir in den Abschnitt Sprache. Wir können hier auch entscheiden, ob wir innerhalb der Microsoft Teams App die Rechtschreibprüfung aktivieren wollen.  Damit diese Einstellungen übernommen werden, muss die App neu gestartet werden.

Lesebestätigung und Prioritätszugriff

Lesebestätigung-Teams

Lesebestätigung

Die Einstellungsmöglichkeit im Bereich Datenschutz sind die Lesebestätigung und Umfragen

Lesebestaetigung-Teams

Bei aktiver Lesebestätigung erhalten wir im Chat Informationen darüber, ob jemand unsere Nachricht empfangen oder bereits gelesen wurde. Der Status wird im Chat immer rechts neben der letzten Nachricht mit einem Haken in einem Kreis für den Status „Gesendet“ und mit einem Auge für den Status „Gesehen“ angezeigt, sofern der Gegenüber die Lesebestätigung nicht selbst deaktiviert hat.

Deaktivieren wir die Lesebestätigung in den Einstellungen über den Toggle Button, dann erhalten andere Kontakte keine Lesebestätigung mehr und auch wir erhalten in keinem Chat mehr die Informationen über den Status der letzten Nachricht von anderen Kontakten.

Die Lesebestätigung kann auch zentral im Admincenter aktiviert oder deaktiviert werden.

Über den Toggle Button „Umfragen“ können wir die regelmäßigen Zufriedenheitsumfragen von Microsoft Teams verhindern oder zulassen.

Umfragen-Teams
Prioritätszugriff-Teams

Prioritätszugriff

Im Bereich Datenschutz können wir den Prioritätszugriff verwalten. Uns wird hier die Möglichkeit gegeben, Kontakte in eine Prioritätsliste zu verschieben, deren Anrufe und Nachrichten auch bei dem eingestellten Status „Nicht stören“ mit Benachrichtigungen angezeigt werden. Ist eine Person dieser Liste hinzugefügt, erhalten wir während Präsentationen, Videokonferenzen oder beim Teilen des Bildschirms weiterhin Nachrichten der jeweiligen Person.

Um eine Person der Prioritätenliste hinzuzufügen, wird im ersten Schritt der Button „Prioritätszugriff verwalten“ angeklickt.
Prioritätszugriff-Teams

Anschließend erhalten wir eine einfache Eingabefläche in der wir nach Namen von Kontakten suchen können. Mit einem Klick auf den Namen ist die Person der Liste hinzugefügt. Möchte man eine Person aus der Liste entfernen, dann kann man dies über das X-Symbol rechts neben dem Namen tun.

Prioritätszugriff-Person-hinzufügen

Benachrichtigungen in Microsoft Teams konfigurieren

Microsoft Teams hat viele Benachrichtigungseinstellungen mit denen wir festlegen können wie und wann wir benachrichtigt werden und welche Aktionen Benachrichtigungen ausführen. Benachrichtigungen zeigen uns auf verschiedene Weisen, dass es neue Aktivitäten in Chats, im Team oder innerhalb von Kanälen in Teams gibt. Sie können dabei in Form von E-Mails, Banner und im Feed benachrichtigen.

Allgemein gelten folgende Einstellungen bei den Benachrichtigungen:

  • E-Mail-Benachrichtigungen werden nur dann abgeschickt, wenn wir Microsoft Teams gerade nicht aktiv geöffnet haben.
  • Pop-Up-Benachrichtigungen, die in Teams als Banner bekannt sind, weisen in kleinen Fenstern rechts unten auf neue Aktivitäten hin.
  • Der Feed ist über den Button „Aktivität“ an der Leiste Links zu finden und wird in Listenform angezeigt.

E-Mail Benachrichtigungen

Unter dem Punkt E-Mail können wir einstellen, ob oder wie oft wir per E-Mail über verpasste Aktivitäten während unserer Abwesenheit in Teams benachrichtigt werden möchten. Dabei haben wir folgende Auswahl zur Verfügung:

 

  • sobald wie möglich
  • einmal alle zehn Minuten
  • stündlich
  • alle acht Stunden
  • täglich einzustellen
  • keinerlei Benachrichtigungen
E-Mail
E-Mail-Benachrichtigungen

Aussehen und Klang der Benachrichtigungen

Auch das Aussehen und den Klang von Bannern können wir beeinflussen. Eine Nachrichtenvorschau in der Benachrichtigung sowie der Sound bei eingehender Nachricht kann hier aktiviert oder deaktiviert werden. Natürlich können diese Einstellungen auch beliebig kombiniert werden. Wenn wir die Nachrichtenvorschau aktivieren, können wir auch direkt im Banner eine Antwort eintippen.

Voice

Chat, Besprechungen und Sonstiges

Auch für Benachrichtigungen während wir uns in einem Chat oder in Besprechungen befinden lassen sich Präferenzen festlegen.

In einem Chat können @-Erwähnungen, Antworten auf unsere Nachricht oder „Gefällt mir“-Angaben und andere Reaktionen Benachrichtigungen auslösen. Diese können wir unterschiedlich in Banner und Feed anzeigen lassen. Nur die Antworten und „Gefällt mir“-Angaben lassen sich deaktivieren.

Erinnerungen für gestartete Besprechungen, zu denen wir eingeladen sind, können in einem Banner angezeigt werden. Chatbenachrichtigungen für diese Besprechungen können schon vor Teilnahme erhalten, stummgeschaltet oder erst aktiviert werden sobald man die Besprechung betritt.

Wenn man wissen möchte, wann jemand verfügbar oder abwesend ist, kann man im Reiter „Personen“ eine Liste mit diesen Kontakten anlegen. Ist jemand dieser Liste hinzugefügt, werden wir benachrichtigt, sobald sich der Status (Online, Offline, Abwesend) der Person verändert.

Unter "Sonstiges" können wir eine Benachrichtigung einschalten, die Bescheid gibt, sobald jemand, den wir kennen, Teams beitritt.
Chat-Teams
Besprechungen-Teams
Statusbenachrichtigungen-Teams

Benachrichtigungen von Teams und Kanälen

Wir können hier zwischen zwei vorgegebenen Benachrichtigungseinstellungen wählen. Alle Aktivitäten aktivieren den Erhalt von Benachrichtigungen bei Nachrichten, Reaktionen und allen Erwähnungen. Oder wir beschränken die Benachrichtigungen auf persönliche Erwähnungen und Antworten auf unsere Nachrichten


Wollen wir unsere Einstellungen detaillierter beeinflussen, können wir das im Bereich „Benutzerdefiniert“ tun.  Hier können wir festlegen, wie die Benachrichtigungen innerhalb von Teams und Kanälen stattfinden sollen. Die Wahl haben wir zwischen Benachrichtigungen mit einem Banner und im Feed, nur im Feed und der gänzlichen Deaktivierung der Benachrichtigungen. Die Benachrichtigungen, die wir zu angehefteten Kanälen erhalten, können wir separat bestimmen. Auch hier sind die Optionen zwischen Banner und Feed, nur im Feed und Ausgeschaltet möglich.

Möchten wir die Zurücksetzen-Funktion am unteren Ende des Fensters nutzen, werden alle Einstellungen auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt.
Messages-Teams

Anrufen und Chatten in Teams


Es gibt mehrere Möglichkeiten den Chat über Microsoft Teams zu nutzen.  In Gruppen und Einzelchats ist die direkte Kommunikation zwischen Kollegen möglich.

 Bei der Nutzung von Chats können wir uns die Funktionen eines umfangreichen Texteditors zu Nutze machen. Mit Klick auf den Formatieren-Button ganz links erhalten wir noch viele weitere Optionen.

Einzelne Wörter und Texte können mit dem Texteditor durch fettekursive oder unterstrichene Wörter hervorgehoben werden. Es ist auch möglich farbliche Markierungen einzubauen. Des Weiteren kann man Überschriften, Einzüge, Zitate und Listenpunkte zur Gestaltung seiner Nachricht benutzen sowie Links und Tabellen einfügen. Wird die Nachricht als Wichtig markiert, wird ihr Rahmen rot und der Schriftzug „WICHTIG!“ erscheint über der Nachricht.

Innerhalb von Kanälen können wir eine Unterhaltung mit jemandem starten, wenn wir ihn mit dem @-Symbol direkt ansprechen. Das ist besonders praktisch, wenn es sich um Informationen handelt, die für alle im Team oder diesem Kanal von Bedeutung sind.

Texteditor-Teams
Ansprache-Teams

Werden Personen direkt angeschrieben, genannt oder es befindet sich ein neuer Beitrag innerhalb eines Kanals, so werden sie über den Feed informiert.

Feed-Erwaehnung-Teams
Direkte-Ansprache-Teams

Nutzung von Tags und Ankündigungen


Neben Einzelpersonen oder Kanälen können auch dedizierte Gruppen angeschrieben werden. So kann man beispielsweise mit einem @IT die Kollegen der IT erreichen, ohne jeden Namen einzeln zu erwähnen.

Tag-Teams


Damit wir diese Funktion nutzen können, müssen Tags angelegt werden. Dafür gehen wir über die drei Punkte neben dem Namen des Teams in die Verwaltung der Tags.

Tag-Teams-1


Im nächsten Schritt vergeben wir einen Namen und bestimmen, welche Personen mit diesem Tag angesprochen werden sollen. Zum Schluss wird der Tag mit einem Klick auf „Erstellen“ festgelegt.

Tag-Teams-2


Im nächsten Schritt vergeben wir einen Namen und bestimmen, welche Personen mit diesem Tag angesprochen werden sollen. Zum Schluss wird der Tag mit einem Klick auf „Erstellen“ festgelegt.

Tag-Teams-2

Ankündigungen in Microsoft Teams anwenden

Um eine Nachricht nicht für jeden Kanal neu schreiben zu müssen, können wir Ankündigungen verwenden. Damit wird unsere Nachricht einem großen Personenkreis zur Verfügung gestellt.

Für das Erstellen einer Ankündigung müssen wir zuerst ein Team betreten. Im Team müssen wir mit Klick auf den Button „Neue Unterhaltung“ den Texteditor für unsere Ankündigung öffnen.

Würden wir den Text direkt hier hineinschreiben und abschicken, würde es sich um eine normale Unterhaltung handeln. Wir müssen also zuerst noch den Typ der Nachricht auf „Ankündigung“ umstellen. Dafür müssen wir den Formatieren-Button unten Links betätigen.



Mit Klick auf diesen Button öffnet sich ein umfangreicher Texteditor. In diesem können wir oben Links den Typ der Nachricht auf eine Ankündigung abändern.

Ankündigung-Teams-2

Wenn eine neue Nachricht als Ankündigung gekennzeichnet wurde, können wir die Kanäle auswählen, die die Nachricht erreichen soll. Das funktioniert auch teamübergreifend  mit Klick auf „In mehreren Kanälen posten“.

Ankündigung-Teams-3

Außerdem öffnet sich ein erweiterter Überschrifteneditor. Mit diesem können wir durch farbliche Abhebung Aufmerksamkeit auf unsere Ankündigung ziehen.

Wir können sogar ein eigenes Bild als Hintergrund der Ankündigung einstellen.

Ankündigungen werden in der Übersicht über die Aktivitäten angezeigt und mit einem kleinen roten Megafon gekennzeichnet.

Ankündigung-Teams-4

Wenn uns sehr wichtig ist, dass wirklich jeder von dieser Ankündigung erfährt, können wir sie auch noch nachdem Posten in den Kanälen per Outlook weiterleiten.

Dafür fahren wir mit der Maus über die gewünschte Nachricht bis oben Rechts eine Leiste mit Reaktionen und den drei Punkten auftaucht.

Auf die Punkte wird dann geklickt womit sich ein Untermenü öffnet. Hier können wir die Ankündigung per Outlook teilen.

Ankündigung-Teams-5

Videokonferenzen führen


Es gibt mehrere Wege in Microsoft Teams um eine Besprechung oder Videokonferenz abzuhalten.

Wir können dabei Videokonferenzen in einem 1:1 abhalten, über Gruppen und mehrere Mitglieder gehen oder aber auch ein Live-Event abhalten.

Videokonferenz-Microsoft-Teams
Teams-Videokonferenz

Aus Einzel- oder Gruppenchats heraus ist es möglich eine Person oder Personengruppe direkt per Audio oder Videoanruf zu kontaktieren.

Für den Videoanruf betätigt man dazu den linken Button mit der Videokamera. Die Kamera und das Mikrofon sind dann direkt aktiv und der Anruf wird getätigt. Für eine deaktivierte Kamera, also einen reinen Audioanruf, wird der Telefonhörer betätigt.


Teams-Videokonferenz-Anruf

Sobald wir den Namen oder das Icon einer Person sehen, können wir an egal welcher Stelle in Teams direkt aus einem Schnellzugriff heraus einen Anruf starten. 

Dazu fahren wir einfach mit unserer Maus über das Bild oder die Initialen und eine kleine Kontaktbox erscheint. Hier finden wir die bekannten Symbole um einen Video- oder Audioanruf initiieren zu können.


Schnellzugriff-Videokonferenz-Teams

Auch innerhalb eines Teams oder eines Kanals kann eine Besprechung gestartet werden indem wir den „Besprechung“ Button anklicken und mit „Jetzt besprechen“ bestätigen.


Videokonferenz-Kanal-Teams

Besprechungen planen - ins Teams und Kanälen

Microsoft-Teams-Meeting

In Microsoft Teams kann mit jedem Team oder Kanal eine Besprechung geplant werden. Dafür muss man im gewünschten Team oder Kanal auf den Besprechungsbutton klicken und anschließend „Besprechung planen“ wählen.

Nun öffnet sich eine Eingabemaske zur Festlegung von:

  • Titel
  • Teilnehmern
  • Datum
  • Ort
  • Beschreibung
Besprechung-Planen-Teams

Außerdem kann man auch weitere Kanäle zur Besprechung hinzufügen. Mittig oben finden wir auch einen Terminplanungsassistenten:

Besprechung-Planen-Kalender

Mithilfe dieses Assistenten können wir in einer Kalenderansicht unsere Arbeitszeiten und die Verfügbarkeit von anderen Personen gegenüberstellen. So können wir schnell und einfach gemeinsame freie Termine finden. Belegte Zeitabschnitte werden hier mit neutralen Blöcken dargestellt.

Besprechungen mit der Teams Kalenderintegrierung planen

Über den Teams Kalender können ebenfalls neue Besprechungen erstellt werden. Dafür muss man zuerst in die Kalenderansicht wechseln. Dann können wir entweder über den Button „Neue Besprechung“ oder mit Klick auf das gewünschte Zeit Fenster im Kalender in die Eingabemaske für den Termin gelangen:

Besprechung-Planen-GUI

Auch hier können wir einen Titel, die Teilnehmer, Datum, Ort und Beschreibung hinzufügen. Anstelle von einzelnen Teilnehmern können wir ganze Kanäle an der Besprechung teilhaben lassen. Mittig oben finden wir hier ebenfalls den Terminplanungsassistenten.

Besprechungen mit Outlook und dem Teams Addin planen

Für die Planung aus Outlook heraus gibt es das Teams Add-In. Um einen neuen Termin für eine Teams Besprechung zu erstellen, müssen wir unter dem Reiter "Start" mittig den Button "Neue Teams-Besprechung" anklicken:

Besprechung-Planen-Outlook

Dem neuen Termin wird dann ein Link zur Teams Besprechung hinzugefügt, über den jeder Teilnehmer an dem Meeting teilnehmen kann. Auch Teilnehmer, die Microsoft Teams noch nicht aktiv nutzen, können über diesen Link der Besprechung beiwohnen.

Besprechung-Planen-Outlook-Termine

Funktionen während einer Videokonferenz

Befinden wir uns in einer laufenden Videokonferenz haben wir die Möglichkeit viele Einstellungen und Personalisierungen vorzunehmen.


Die Einstellungen können alle über den Schnellzugriff erreicht werden, den wir in der Teams App oben rechts während eines Meetings finden. In der Webapp finden wir den Schnellzugriff während eines Meetings mittig unten, sobald wir mit der Maus über den Bildschirm fahren.

Hinweis: In der Webversion von Teams fehlen einige wenige Funktionen und die Reihenfolge der Symbole im Schnellzugriff ist anders!

Kontakte-Suchen-Videokonferenz

Teilnahmeverwaltung

Wir können eine Teilnehmerliste anzeigen lassen und weitere Teilnehmer zur Konferenz hinzufügen, indem wir die Teilnehmeransicht über den Button im Schnellzugriff öffnen.


Rechts erscheint nun eine Liste aller Teilnehmer. Über der Liste finden wir eine Suchzeile, in der wir Namen von Kontakten eingeben und sie einladen können. Das funktioniert ganz einfach mit Klick auf den Namen.


Besprechungsoptionen

besprechungsoptionen

In den Besprechungsoptionen können grundlegende administrative Einstellungen getätigt werden. Die betreffen zum Beispiel den Wartebereich und das Teilen von Bildschirminhalten.

Wir gelangen in die Besprechungsoptionen indem wir durch Klick auf die drei Punkte die weiteren Optionen im Schnellzugriff öffnen.  Anschließend klicken wir auf die Besprechungsoptionen.


Besprechungsoptionen-fenster

In den Wartebereich gelangen Teilnehmer, bevor sie von einem Moderator für das Meeting zugelassen werden. So ist eine aktive Teilnehmerkontrolle möglich.

Es kann eingestellt werden, ob der Wartebereich gänzlich abgestellt wird, oder ob ein gewisser Personenbereich den Wartebereich umgehen kann. Unterschieden wird zwischen Personen, die unserer Organisation angehören, Personen die vertrauenswürdigen Organisationen angehören, nur uns selbst und jedem.

Außerdem haben wir hier die Option, eine Ankündigung zu aktivieren, sobald ein Teilnehmer das Meeting betritt oder verlässt.

Zudem finden wir hier die Einstellung zum Zulassen von Präsentationen. Dies kann man für bestimmte Personen einstellen, nur für uns selbst, jeden oder alle Personen unserer Organisation. Möchten wir spezifisch festlegen, für wen wir die Präsentationen zulassen, können wir aus einer Liste auswählen, wer das Recht hat.

Abschließend können wir die Aufhebung der Stummschaltung durch die Teilnehmer zulassen oder verweigern.

Audioeinstellung während einer Videokonferenz

Möchten wir unsere Audio- und Videogeräte aktivieren oder deaktivieren, können wir das über die entsprechenden Symbole im Schnellzugriff tun. Durchgestrichene Symbole bedeuten hier immer, dass etwas deaktiviert ist. Durch einen einfachen Klick auf die gewünschte Funktion können sie aktiviert oder deaktiviert werden.

Audio-Video-Einstellungen-Teams
Custom-backgrounds-in-Microsoft-Teams-1

In den weiteren Optionen können wir tiefergreifende Geräteeinstellungen vornehmen. In diesen Einstellungen können wir zum Beispiel eine externe Kamera der internen Webcam eines Laptops vorziehen oder die Lautsprecherausgabe steuern.

Sobald unsere Kamera aktiviert ist, können wir in der Microsoft Teams App aus mehreren virtuellen Hintergründen wählen. Man kann seinen Hintergrund weichzeichnen lassen, um Ablenkungen zu vermeiden. Oder man nutzt vorgeschlagene Bilder von Büros oder Stränden als Hintergrund. An dieser Stelle haben wir auch die Möglichkeit unser Bild mit einem eigenen Hintergrund zu personalisieren wie zum Beispiel mit dem Firmenlogo.

Virtueller-Hintergrund-Teams

Bildschirminhalte teilen

Das Teilen von Bildschirminhalten ermöglicht zum Beispiel Präsentationen vorzustellen oder die Nutzung von Programmen vorzuführen.

Wir erhalten mehrere Optionen für das Teilen von Inhalten. Wir können alle Inhalte von einem Bildschirm anzeigen lassen oder auch nur die Inhalte eines bestimmten geöffneten Fensters. Haben wir mehrere Bildschirme angeschlossen, können wir auswählen von welchem Bildschirm geteilt werden soll.

Außerdem können wir direkt eine PowerPoint Präsentation zum Teilen auswählen oder ein Whiteboard öffnen. Bei der Nutzung des Whiteboards können wir entscheiden, ob alle Teilnehmer am Whiteboard mitwirken können oder ob das nur einer Person, nämlich der teilenden Person, gestattet ist.

Kommunikation und Interaktion

Hand-Heben-Teams




Microsoft Teams bietet zur geregelten Kommunikation auch bei vielen Teilnehmern verschiedene Wege an. Zum einen kann man seinen Wunsch nach Beteiligung mit dem heben einer virtuellen Hand zeigen. Hat man einen Moderator bestimmt, kann dieser Personen so geregelt zu Wort kommen lassen.

Besprechungsnotizen erstellen

Während eines laufenden Meetings können in der Teams App Besprechungsnotizen erstellt werden, die für das gesamte Team im Kanal einsehbar sind. Die Notizen werden im Kanal in einem eigenen Reiter abgelegt.

Möchte man zu einem Meeting eine Besprechungsnotiz anlegen, so öffnet man die erweiterten Optionen in der Schnellzugriffleiste mit den drei Punkten. Mit Klick auf die Besprechungsnotizen öffnet sich ein neues Fenster in dem die Notizen gemacht werden können.

Besprechungsnotizen-Ansicht
Besprechungsnotizen-in-Videokonferenz

Aufzeichnung durchführen in Microsoft Teams Videokonferenzen

Besprechungsaufzeichnung-Teams

Im Menü findet man zudem die Funktion ein Meeting aufzuzeichnen. Videokonferenzen können so automatisch nach abgeschlossener Aufnahme in Microsoft Stream oder auch optional in OneDrive oder SharePoint hochgeladen werden.  Von dort aus kann das aufgezeichnete Video Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Um eine Aufnahme zu Starten muss bloß im Menü durch Klick auf die drei Punkte das erweiterte Menü geöffnet werden. Mit Klick auf „Aufzeichnung beginnen“ wir die Aufnahme gestartet. Nach Beendigung der Aufnahme erhält der Ersteller eine Benachrichtigung per Mail über den erfolgreichen Upload

Mit Dokumenten in Teams arbeiten


Dokumentenchaos

Die persönliche Dokumentenablage

Eine private Dokumentenablage und Dokumentenverwaltung für eigene Dokumente ist im OneDrive möglich, der ebenfalls in der Teams App über den Hauptreiter „Dateien“ zu erreichen ist. Das Hinzufügen von Dateien ist auch hier per Drag & Drop möglich und neue Dateien können angelegt werden. An dieser Stelle können auch weitere Clouddienste zur Ablage von Dateien hinzugefügt werden. Auf Wunsch kann man hier auch Links zum Teilen von Dokumenten generieren.

Gemeinsame Nutzung von Dokumenten

Werden in Teamchats oder Einzelchats Dokumente geteilt, so sind sie innerhalb der Teams App im Reiter „Dateien“ abrufbar.

Es gibt im Hauptmenü an der rechten Seite einen eigenen Reiter für Dateien. Hier werden die zuletzt verwendeten Dokumente unabhängig des verwendeten Teams aufgelistet. Für jedes Team und jeden Kanal gibt es einen eigenen Reiter, der nach Öffnung des jeweiligen Teams oder Kanals oben zu finden.

Rein technisch liegen die Dateien, die hier abgelegt werden, im SharePoint des Teams und sind auch von dort erreichbar. Die im SharePoint gespeicherten Dateien sind ebenfalls von hier aus abrufbar.

Bei der Ablage von Dateien müssen allerdings Einschränkungen beachtet werden. Das Zeichenlimit für den Dateipfad liegt bei vierhundert Zeichen und die maximale Größe einer einzelnen Datei liegt bei einhundert Gigabyte.

Wurde ein Dokument in einem Team oder Kanal abgelegt, können alle Personen, die diesem Bereich angehörig sind das Dokument bearbeiten. Die Bearbeitung der Dokumente ist sogar Zeitgleich möglich. Die Dateisperrung durch andere Kollegen ist somit von Gestern!

Dokumente in Teams Bearbeiten und Erstellen

Dokumente können innerhalb der Microsoft Teams App bearbeitet werden, im Browser oder auch in der jeweiligen App geöffnet werden. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert. 


Natürlich können Dokumente auch per Drag & Drop in Microsoft Teams abgelegt werden. Dafür muss der Reiter „Dateien“ in dem jeweiligen Team geöffnet sein. Wir werden zum Upload eingeladen durch den Schriftzug „Dateien hierhin ziehen“.

VIDEO: Wie kann ich bei Änderungen automatisch Benachrichtigt werden

Video-Microsoft-Teams
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Benachrichtigung bei Änderung an Dateien in Microsoft Teams

Wir können eine pro-aktive Benachrichtigung einrichten, die uns über Änderungen in der Teams Dateiablage in Kenntnis setzen. Die Benachrichtigung kann für folgende Optionen eingesetzt werden:

  • Änderungen
  • Löschung
  • das Hinzufügen von Dateien

 Als Besitzer eines Teams haben wir die Möglichkeit, dies zentral für alle Teilnehmer einzurichten. Als Mitglied eines Teams können wir diese Einstellung nur für uns selbst vornehmen.

Für das Einstellen der Benachrichtigungen müssen wir in den SharePoint wechseln, da die Funktion in Teams auf internen SharePoint Online Mechanismen aufbaut. Das können wir in der Microsoft Teams App im jeweiligen Kanal über den Reiter „Dateien“ und gehen dort auf die Option „In SharePoint öffnen“.

Benachrichtigung-SharePoint-Aktivieren-1

Im SharePoint Online erhalten wir dann die Funktion „Mich benachrichtigen“.

Wir erhalten hier eine Menge Optionen zur Konfiguration von Benachrichtigungen, von denen wir auch mehrere Verschiedene anlegen können. Benachrichtigungen per E-Mail, Zusammenfassungen und SMS-Nachrichten stehen hier als Optionen zur Verfügung.

Benachrichtigung-SharePoint-Aktivieren-2

Step-by-Step zu den automatischen Benachrichtigungen

step 1

Benachrichtigungstitel eingeben

Wir müssen einen Benachrichtigungstitel erstellen. Dieser Titel wird im Betreff der Benachrichtigung erscheinen und sollte daher sorgfältig ausgewählt werden

step 2

Nutzerkreis festlegen

Der Nutzerkreis muss festgelegt werden.  Hier können die Personen, die die Benachrichtigungen erhalten sollen, über ein Texteingabefeld hinzugefügt werden. Das geht über das Eintippen des Namens und Anklicken des dann erscheinenden Vorschlags oder über das Eingeben der E-Mail-Adresse der Person.

step 3

Zustellungsart auswählen

Die Zustellungsart wird ausgewählt. Wir können Benachrichtigungen per E-Mail oder auch per Textnachricht auf unser Smartphone oder Handy erhalten. Dabei kann optional auch eine URL der SMS beigefügt werden, die direkt Änderungen anzeigt.

step 4

Änderungstyp definieren

Wir definieren den Änderungstyp. Dabei entscheiden wir, ob wir bei allen beliebigen Änderungen benachrichtigt werden wollen, wenn neue Elemente hinzugefügt werden, wenn vorhandene Elemente geändert oder wenn sie gelöscht werden. Wir müssen hier beachten, dass nur eine der vier Optionen ausgewählt werden kann.

step 5

Dokumente auswählen

Wir bestimmen, welche Dokumente bei den zuvor bestimmten Kriterien eine Benachrichtigung auslösen. Hier können wir bei jeder beliebigen Änderung benachrichtigt werden oder wir schränken die Benachrichtigungen weiter ein. Zuerst können wir einschränken, dass unsere eigenen Änderungen keine Benachrichtigung auslösen. Wir werden dann nur benachrichtigt, wenn jemand anderes ein Dokument ändert. Dann können wir festlegen, dass wir nur bei von uns erstellten Dokumenten benachrichtigt werden, die von jemand anderes geändert werden. Die letzte Möglichkeit ist eine Benachrichtigung bei Änderung an einem Dokument, dass wir zuletzt bearbeitet haben.


step 6

Zeitpunkt der Benachrichtigung festlegen

Zum Schluss legen wir den Zeitpunkt des Versands der Benachrichtigung fest. Sie können sofort bei Änderung oder auch in einer täglichen und einer wöchentlichen Zusammenfassung erfolgen.

Die Versionierung von Dokument

Der Versionsverlauf kann zur Wiederherstellung von älteren Dokumentenversionen sehr hilfreich sein. Dort wird jede im Team veröffentlichte Version einer Datei gespeichert und ist abrufbereit.

Man kann den Versionsverlauf schnell über die Suche oben im geöffneten Dokument finden (Suche hier nach dem Stichwort: Versionsverlauf!). Jede Version kann einzeln geöffnet werden. Das Dokument kann auch direkt auf eine ältere Version wiederhergestellt werden.

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Daten-Migrieren-Cloud

Dateien nach Microsoft Teams migrieren


Dateien aus bestehenden lokalen Umgebungen oder auch aus älteren SharePoint Umgebungen können über den SharePoint Migration Wizard in einen neuen SharePoint migriert oder auch in Microsoft Teams eingebunden werden. Mit dem SharePoint Migration Wizard können wir bestimmen, ob alle Dateien oder auch nur Teilbereiche migriert werden.

Mit der Migration nach SharePoint Online und Teams ergibt sich eine optimale Gelegenheit zur Bereinigung der bisherigen Umgebung und Dateistruktur. Wir sollten bei einer Migration stets im Hinterkopf haben, was genau migriert werden soll und welche Dateien wirklich noch relevant sind. Vor einer Migration sollte der Datenbestand überprüft werden und es ist empfehlenswert eine entsprechende Struktur innerhalb von SharePoint Online vor Migration der Daten anzulegen.

Es ergeben sich somit u.a. folgende Fragen bei einer Migration in die Cloud:

  • Welche Dateien möchte ich in die Cloud übertragen?
  • Sind wirklich alle meine Datenbestände in SharePoint Online oder Microsoft Teams erforderlich?
  • Möchte ich Archive einbinden, die nur als Ablage dienen?
  • Wie soll meine Datenstruktur zukünftig aussehen?
  • Welche Berechtigungen und Zugriffe sollen im Unternehmen vorhanden sein?
  • Wie koordiniere ich die Migration zeitlich?
Fragen-zur-Teams-Migration


Einrichtung und Nutzung des Microsoft Teams Migrations-Tools


Um eine Migration zu starten führen wir zuerst den SharePoint Migration Wizard aus (Den Download-Link habt ihr nochmals hier). Wir werden danach mit einem Assistenten durch die Migration geführt.

Schritte im Migrations-Tools

step 1

Starten einer neuen Migration

Im Dashboard des SharePoint-Migrationstools wählen wir zunächst den Menüpunkt "Starten Sie eine neue Migration" aus:

SharePoints-Migration-starten
step 2

Angabe des Quellpfades

Im nächsten Schritt legen wir fest, aus welcher Quelle unsere Dateien migriert werden sollen. Dies tun wir durch die Angabe des exakten Pfads auf der lokalen Umgebung, wie z.B.: durch ein Netzlaufwerk, NAS oder ein anderer Speicher. Wir können auch die Cloud-Quelle, wie unseren SharePoint angeben:

Dateiquelle-SharePoint-angeben
Auswahl-Quellpfad
step 3

Festlegung des Migrationsziels

Die Auswahl des Migrationszieles findet anschließend statt. Hier wählen wir Microsoft Teams als Zielsystem aus und geben an, welches Team Zugriff auf diese Dateien haben soll. Wir können ebenfalls einen spezifischen Kanal für den Zugriff festlegen:

Migration-nach-Teams
Microsoft-Teams-Kanal
step 4

Dateiüberprüfung und Migrationseinstellungen festlegen

Im letzten Abschnitt können wir noch ein paar grundlegende Einstellungen festlegen. Mit einfachen Toggle Buttons können wir die folgenden Einstellungen aktivieren oder deaktivieren:


  • Überprüfung der Dateien auf Fehler
  • Automatische Durchführung der Migration bei fehlerfreien Dokumenten
  • Inkludieren des Berechtigungs- und Versionsverlaufs
  • Automatische Benutzerzuordnung
  • Filterung nach Erstellungs- und Änderungsdatum
Migrationseinstellung-Teams

Microsoft Teams - der Administrator Bereich


Microsoft-Teams-Administration

Damit die Reise in die Administration von Microsoft Teams beginnen kann, müssen wir aber zuvor das entsprechende Admin Center auswählen.

Nicht nur die Anwenderseite von Microsoft Teams ist interessant. 

Auch der Administratorbereich, sprich die Bereiche die zumeist von den IT-Kollegen, dem IT-Administrator oder der IT-Abteilung betreut werden, bieten einem Unternehmen viele Möglichkeiten.

Es können unterschiedliche Richtlinien zentral vorgegeben werden, um auch so die Compliance-Vorgaben des Unternehmens einzuhalten.

Wir greifen dabei auf folgende Bereiche zu:

  • Teams-Richtlinien
  • Besprechungsrichtlinien
  • Nachrichtenrichtlinien
  • Besprechungseinstellungen
  • Teams-Apps
  • Organisationsweite Einstellungen

Microsoft Teams Admin Center

Für Microsoft Teams gibt es ein eigenes Admin Center, nicht zu verwechseln mit dem allgemeinen Microsoft 365 Admin Center.

Über das Microsoft Teams Admin Center können wir bestehende Teams verwalten, Richtlinien für Teams anlegen und Teamvorlagen erstellen. Außerdem können organisationsweite Einstellungen und Nachrichtenrichtlinien festgelegt werden.

Wir bekommen in verschiedenen Analysen und Grafiken Informationen über das Nutzerverhalten von Teams und wir können Gastzugriffe steuern.

Teams-Richtlinien

Teams-Richtlinien

Mit Teams- und Kanalrichtlinien können wir kontrollieren, welche Einstellungen oder Funktionen Benutzer vornehmen können, wenn sie Teams und Kanäle verwenden.

Richtlinien können global, also für die gesamte Organisation, eingerichtet werden. Oder Sie können einzelne, angepasste Richtlinien für Mitglieder oder Benutzergruppen erstellen. Über die Teams-Richtlinien können wir angeben, ob Nutzer unserer Organisation private Kanäle anlegen können.

Um die Teams-Richtlinien zu erstellen müssen wir zuerst im Menü rechts den Teams Bereich aufklappen und anschließend auf "Teams-Richtlinien" klicken.

Im daraufhin geöffneten Bereich bekommen wir eine Erklärung zur Erinnerung und zwei Statistiken zur Übersicht unserer Richtlinien.

Teams-Richtlinie-Diagramm
Microsoft-Teams-Richtline-erstellen


Um eine Richtlinie zu erstellen klicken wir oberhalb der Liste aller Richtlinien auf das "+ Hinzufügen". Wir geben der Richtlinie einen Namen und eine Beschreibung und legen fest, ob private Kanäle genutzt werden dürfen oder nicht.

Mit Klick auf "Übernehmen" speichern wir unsere Änderungen und sehen unsere eben erstellte Richtlinie in der Liste.

Damit unsere Richtlinie auf Benutzer wirkt, müssen wir die Benutzer einer Richtlinie zuweisen.

Microsoft Teams - Besprechungsrichtlinien

Die Funktionen, die Benutzern während Besprechungen zur Verfügung stehen, können wir mit Besprechungsrichtlinien verwalten. Dabei können wir Richtlinien auch wieder auf einzelne Nutzer, Gruppen oder global auf das gesamte Unternehmen anwenden.

Unsere Einstellungen in den Besprechungsrichtlinien betreffen drei Bereiche:

  • Allgemeine Einstellungen
  • Audio- und Videoeinstellungen
  • Inhaltsfreigaben.

Besprechungsrichtlinie erstellen

Um eine Besprechungsrichtlinie zu erstellen klicken wir in der Navigationsleiste auf Besprechungen > Besprechungsrichtlinien.

Im neuen Fenster können wir eine Erklärung zu Besprechungsrichtlinien lesen und zwei Statistiken zur Übersicht unserer bestehenden Richtlinien sehen.

Ähnlich wie bei den Teams-Richtlinien können wir in einer Tabelle alle Richtlinien überblicken.

Mit einem Klick auf "Hinzufügen" oben links im Kopf der Tabelle können wir eine neue Besprechungsrichtlinie anlegen. Uns wird nun ein Assistent durch die nötigen Schritte leiten.

Angaben bei einer Besprechungsrichtlinie (Komplette Übersicht!)

  1. Zu Beginn geben wir der Richtlinie einen geeigneten Namen.
  2. Nun beschreiben wir den Nutzen der Richtlinie im Feld für die Beschreibung.
  3. Im Abschnitt "Allgemein" legen wir folgende Merkmale fest:
    • "Jetzt besprechen" in Kanälen zulassen
    • Outlook-Add-In zulassen
    • Planung von Kanalbesprechungen zulassen
    • Planung privater Besprechungen zulassen
  4. In den Audio- und Video-Einstellungen können wir:
    • Transkription zulassen
    • Cloudaufnahmen zulassen
    • den Modus für IP-Audio sowie
    • den Modus für IP-Video anpassen
    • IP-Video zulassen
    • NDI Streaming zulassen
    • die Medien-Bitrate in Kilobit pro Sekunde festlegen.
  5. Einstellungen für die Inhaltsfreigabe lassen uns verschiedene Freigabequellen zulassen oder verbieten und Grundeinstellungen festlegen:
    • Bildschirmfreigabemodus kann auf Vollbild oder einzelne Anwendung gestellt werden
    • Zulassen, dass Teilnehmer die Steuerung erteilen oder anfordern
    • Zulassen, dass externe Teilnehmer die Steuerung erteilen oder anfordern können
    • Teilen von PowerPoint Präsentationen und
    • Whiteboard sowie
    • geteilte Notizen zulassen
  6. Für Personen, die per Telefon an einer Besprechung teilnehmen, können im Bereich "Teilnehmer und Gäste" Einstellungen festgelegt werden:
    • Erlauben oder Verbieten, dass anonyme Personen Besprechungen starten
    • Festlegen, ob jeder oder nur Organisatoren Referentenrechte in Besprechungen haben
    • automatisches Zulassen in Besprechungen aktivieren
    • Wartebereich ein- oder ausschalten
    • "Jetzt besprechen" - Funktion in privaten Besprechungen zulassen
    • Liveuntertitel allgemein deaktivieren oder den Benutzern die Steuerung überlassen
    • den Besprechungschat aktivieren oder deaktivieren
Microsoft-Teams-Nachrichtenrichtlinien

Microsoft Teams - Nachrichtenrichtlinien

Teams-Nachrichtenrichtlinien

Mit Nachrichtenrichtlinien steuern wir, welche Funktionen den Benutzern für Chat- und Kanalnachrichten in Teams zur Verfügung stehen. Auch hier können wir globale Richtlinien erstellen oder benutzerspezifische Einstellungen festlegen.

Die folgenden Funktionen können wir unter anderem dafür aktivieren oder deaktivieren:

  • Löschen von gesendeten Nachrichten
  • Bearbeiten von gesendeten Nachrichten
  • Globale Lesebestätigung
  • Deaktivieren von Giphys, Memes und Stickern
  • Prioritätsbenachrichtigungen senden
  • Benutzer aus Gruppenchats entfernen

Um Nachrichtenrichtlinien zu erstellen klicken wir auf die Nachrichtenrichtlinien in der Navigation im Teams Admin Center.

In der nun angezeigten Tabelle werden uns alle erstellten Richtlinien präsentiert. Klicken wir im Kopf der Tabelle auf "Hinzufügen" gelangen wir zu den Einstellungen unserer neuen Richtlinie.

Wir vergeben wie gewohnt einen sprechenden Namen und eine Beschreibung. Je genauer wir hier sind, umso besser können wir in Zukunft nachvollziehen, was unsere Richtlinie tut.

Darunter schalten wir die gewünschten Einstellungen unserer Richtlinie an den Toggle-Buttons ein oder aus. In manchen Bereichen wählen wir das Passende aus dem Drop-Down-Menü.

Zum Schluss bestätigen wir unsere Einstellungen mit Klick auf "Speichern".

Auch diese Richtlinien müssen nach Erstellung noch dem entsprechenden Nutzerkreis hinzugefügt werden.

Wichtig: Vorrang von Richtlinien

Bevor wir Richtlinien zuweisen, müssen wir wissen, welche Richtlinien den Vorrang haben.

Wurde einem Benutzer eine Richtlinie direkt zugewiesen, hat diese den höchsten Vorrang. Wenn eine direkte Zuweisung nicht stattgefunden hat, wirkt die Richtlinie der Gruppe auf den jeweiligen Nutzer. Ist ein Benutzer Mitglied mehrerer Gruppen, so hat die Richtlinie Vorrang, deren Gruppenrichtlinienzuweisung der höchste Rang vergeben wurde. Existieren Benutzer, die Mitglied keiner Gruppe sind und die keine individuelle Richtlinie erhalten haben, so zählt für diese die globale Richtlinie.

Richtlinien Zuweisen

Damit Richtlinien wirken, müssen sie einem Nutzerkreis zugewiesen werden. Das kann für ganze Gruppen und auch für einzelne Nutzer geschehen.

Wir befinden uns noch im Bereich Teams > Teams-Richtlinien, Nachrichtenrichtlinien beziehungsweise Besprechungen > Besprechungsrichtlinien

Gruppenrichtlinienzuweisung

Microsoft-Teams-Gruppenrichtlinienzuweisung


Um eine Teams-Richtlinie einer Gruppe zuzuweisen wechseln wir über der Tabelle in den Bereich "Gruppenrichtlinienzuweisung" und erstellen eine passende Zuweisung unserer Richtlinie zu einer bestehenden Gruppe mit Klick auf "Hinzufügen".

Für die Zuweisung wählen wir im nun geöffneten Fenster die Gruppe aus. Wir können mithilfe der Suchfunktion unsere Microsoft 365 Gruppen durchsuchen. Mit Klick auf "Hinzufügen" neben dem Namen der gewünschten Gruppe ist sie hinzugefügt und kann nun einen Rang erhalten. Der wird standardmäßig vom Admin Center von eins an hochgezählt. Wir beachten hierbei den zuvor besprochenen Vorrang, den Richtlinien haben.

Mehrere Benutzer hinzufügen

Microsoft Teams Benutzer verwalten in Teams Richtlinien


Sollen mehrere Benutzer, die kein Mitglied einer Gruppe sind, einer Richtlinie zugeordnet werden, kann man dies über die Benutzerverwaltung in der jeweiligen Richtlinien-Übersicht tun.

Die Tabelle der jeweiligen Richtlinien haben wir durch Öffnen der Teams-Richtlinien oder Besprechungsrichtlinien vor uns.


Dann wählen wir die Richtlinie aus, der Nutzer hinzugefügt werden sollen.

Anschließend klicken wir auf "Benutzer verwalten" im Kopf der Tabelle. Damit öffnet sich eine Suchzeile, mit der wir die Namen der Benutzer suchen können, die hinzugefügt werden sollen. Uns wird für die aktuellen Einstellungen eine Liste aller hinzugefügten Benutzer gezeigt, die allerdings nach Speichern hier nicht mehr zu finden ist.

Einzelne Benutzer zuweisen

Teams-Einzelne-Benutzer

Für die Zuweisung einer Richtlinie an einzelne Nutzer, wechseln wir in der Navigation links zu "Benutzer". Dann bekommen wir eine Tabelle aller Nutzer angezeigt und suchen in der Liste den gewünschten Nutzer heraus. Haben wir die Zeile mit dem Benutzer gefunden, klicken wir in der Spalte "Zugewiesene Richtlinien" auf den Link "Richtlinien anzeigen".

Um nun die Teams-Richtlinie oder Besprechungsrichtlinie zuzuweisen, klicken wir unterhalb der Statistiken hinter der Überschrift "Zugewiesene Richtlinien" auf "Bearbeiten".

Richtlinien-Bearbeiten

Nun wird uns eine Liste aller möglichen Richtlinien, die man einem Nutzer direkt zuweisen kann, angezeigt. Wir scrollen runter zur Auswahl "Teams-Richtlinie" und wählen im Drop-Down Menü die gewünschte Richtlinie aus.

Dieser Schritt muss für alle Benutzer wiederholt werden, die einzeln einer Richtlinie zugeordnet werden sollen.

Teamvorlagen erstellen

Teamvorlagen

Basisvorlagen verwenden

In der nun gezeigten Liste sehen wir alle von Microsoft vordefinierten Basisvorlagen, wie wir nach unserem Belieben verwenden können. Microsoft bietet für viele Bereiche und Abteilungen geeignete Vorlagen, die für die Erstellung eines Teams verwendet werden können.

Welche Vorlage für unsere Zwecke die Beste ist, finden wir heraus, indem wir uns die Beschreibungen der Vorlagen anschauen. Wir finden außerdem eine Übersicht über die Anzahl der Kanäle und zur Verfügung gestellten Apps der jeweiligen Vorlage. Die Basisvorlagen können wir direkt zur Erstellung eines Teams verwenden oder auch unseren Bedürfnissen anpassen indem wir Kanäle anpassen oder Apps hinzufügen oder entfernen.

Teamvorlage-Duplizieren
Microsoft-Teams-Administrieren

Teamvorlagen erstellen

Um auf Grundlage einer Basisvorlage eine Teamvorlage zu erstellen, müssen wir die gewünschte Vorlage duplizieren.

Dafür markieren wir die Vorlage, die wir verwenden möchten zuerst und klicken anschließend auf "Duplizieren".

Nun gelangen wir zu verschiedenen Eingabe- und Auswahlfeldern. Wir können den Vorlagentitel und die Vorlagenbeschreibung anpassen. Bei Bedarf kann hier auch die Sprache verändert werden. Diese Einstellung beeinflusst nur Teams, die auf Basis dieser Vorlage erstellt werden.

Mit Klick auf "Weiter" gelangen wir zur Bearbeitung der Kanäle und Apps. Hier ist es wichtig, dass wir uns Zeit nehmen und genau überlegen was die Arbeit im Team optimiert. Wir können detailliert festlegen, welche Kanäle wir behalten möchten und ob wir deren Funktionen erweitern oder einschränken. Das gleiche gilt auch für die Apps.

Zum Abschluss bestätigen wir unsere Eingaben mit Klick auf "Senden".

Hinweis: Erstellen wir eine Vorlage von Grund auf neu, müssen wir die gleichen Schritte durchgehen, haben aber leere Felder die wir erst füllen müssen.

Besprechungseinstellungen

Um Einstellungen für Besprechungen organisationsweit vorzunehmen, wechseln wir in die Besprechungseinstellungen.

Wir können festlegen, ob Anonyme Benutzer an Besprechungen teilnehmen dürfen und ob beim Versand von E-Mail-Einladungen eine individuelle URL hinzugefügt wird.

Besprechungseinstellungen-Teams

Probleme bei Besprechungen

Für ein Unternehmen ist es wichtig, vorgegebene Einstellungen, wie die Teilnahme und Interaktionsmöglichkeiten bei Besprechungen an Mitarbeiter zu kommunizieren. Besonders wenn man mit einzelnen Gruppen und unterschiedlichen Berechtigungsstrukturen arbeitet, da es ansonsten zu einem erhöhten Support Bedarf kommen kann.


Netzwerkeinstellungen

Netzwerkeinstellungen können bei Bedarf hier definiert werden. Dafür können wir Port-Bereiche für Audio, Video und Bildschirmfreigabe vergeben und Markierungen für Quality of Service aktivieren.

Netzwerkeinstellungen-Teams
Apps-Teams

Microsoft Teams Apps

Wir können definieren, welche Applikationen Nutzern zur Verfügung gestellt werden und ob diese Apps auf Microsoft-Apps beschränkt sind oder auch Drittanbieter- und Benutzerdefinierte Apps aktiviert werden.

Dafür wechseln wir in die Berechtigungsrichtlinien links in der Navigation unter dem Menüpunkt "Teams-Apps". Hier können wir entweder die globale Richtlinie verändern oder individuelle Richtlinien festlegen.

Legen wir fest, ob Apps von Microsoft, Drittanbietern und Benutzerdefinierte Apps allgemein zugelassen werden oder ob wir für bestimmte Apps eine Positivliste oder Negativliste erstellen möchten.

Berechtigungsrichtlinien-Teams
Apps-Teams-Optionen

Angeheftete Apps

Die angehefteten Apps in der Menüleiste von Microsoft Teams werden automatisch angepasst. Möchten wir jedoch eigene Dienste in der Menüleiste angezeigt bekommen, wie Exchange Online, können wir diese dediziert ändern.

Navigieren wir dafür im Menü unter "Teams-Apps" zu den "Einrichtungsrichtlinien".

Wie gewohnt können wir unsere Änderungswünsche global vornehmen indem wir die Globale Richtlinie bearbeiten. Oder wir legen individuelle Setuprichtlinien fest indem wir eine neue Richtlinie erstellen.

In der Richtlinie können wir dann bestimmen, ob Benutzer ihre eigenen Apps anheften können oder nicht. Außerdem ist es möglich Apps automatisch zu installieren. Dafür wählen wir die gewünschten Apps in der Liste unter "Installierte Apps" aus. Im letzten Abschnitt können wir die Reigenfolge der angehefteten Apps verändern und auch neue Apps hinzufügen.

Sofern wir die Einstellungen nicht global vornehmen, müssen wir beachten, dass neue Richtlinien auf den entsprechenden Nutzerkreis durch Zuweisung der Richtlinien an Benutzer oder Gruppen angewendet wird.

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Organisationsweite Einstellungen

Innerhalb der organisationsweiten Einstellungen können wir den Zugriff für Externe und Gäste steuern, die Kollaboration mit Skype und Skype for Business bestimmen oder auch ein Teams Upgrade einrichten.

Externer Zugriff - Skype

Um die Kommunikation zwischen Microsoft Teams und Skype for Business zu steuern, navigieren wir zum "Externen Zugriff" unter "Organisationsweite Einstellungen" in der Navigationsleiste. Mit einfachen Toggle-Buttons können wir unsere Präferenzen festlegen.

Skype-for-Business

Gastzugriffe

Um die Kommunikation zwischen Microsoft Teams und Skype for Business zu steuern, navigieren wir zum "Externen Zugriff" unter "Organisationsweite Einstellungen" in der Navigationsleiste. Mit einfachen Toggle-Buttons können wir unsere Präferenzen festlegen.

Gastzugriff-Teams

Teams-Einstellungen

Möchten wir für unser Team Funktionen wie E-Mail-Integration und Dateifreigaben festlegen müssen wir in die Teams-Einstellungen. Hier vorgenommene Änderungen wirken sich auf alle Teams in unserer Organisation aus.

Präferenzen für die Organisation von Tags können im Bereich "Markieren" festgelegt werden. Es kann genau bestimmt werden, wer Tags anlegen kann.

Teams-Einstellungen
Tags-Markierung-Teams

In den E-Mail Einstellungen legen wir fest, ob Nutzer mit einer direkten E-Mail an die Kanal-E-Mail-Adresse den Kanal erreichen können. Außerdem haben wir die Möglichkeit SMTP-Domänen in eine Positivliste zu setzen. Es werden dann nur E-Mails durchgehen, die von E-Mail-Adressen aus diesen Domänen stammen.

E-Mail-Integration

Teams-Upgrade

Mit dem Koexistenzmodus können wir einstellen, ob Skype for Business und oder Microsoft Teams bei Besprechungen oder Chats verwendet werden. Uns wird hier eine große Auswahl an verschiedenen Optionen geboten, mit denen man Skype for Business parallel zu Microsoft Teams verwenden kann:

  • Inseln
    Nutzer können selbst entscheiden, ob sie Skype for Business oder Microsoft Teams für Chats und Besprechungen nutzen.
  • Nur Skype for Business
  • Zusammenarbeit unter Verwendung von Skype for Business mit Teams
    Chats, Anrufe und das Planen von Besprechungen finden in Skype for Business statt, die Zusammenarbeit jedoch wird mit Microsoft Teams gestaltet.
  • Zusammenarbeit und Besprechungen mit Skype for Business und Teams
    Chats und Anrufe werden über Skype for Business abgehalten, die gemeinsamen Aufgaben sowie Besprechungen werden in Microsoft Teams durchgeführt.
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