Microsoft Teams, die 10 wichtigsten Praxistipps im Alltag

Microsoft Teams ist derzeit gefragt wie nie zuvor. Seitdem viele Arbeitnehmer infolge der Homeoffice-Verordnung ihren Arbeitsplatz nach Hause verlegen mussten, schnellten die Userzahlen in die Höhe. Mit den folgenden Tipps können Sie die praktische Collaboration-Lösung noch effizienter nutzen.

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams oder kurz Teams ist eine Office-Software, die in die bekannte Office 365 Lösung integriert ist. Diese wird heute unter der Bezeichnung Microsoft 365 angeboten. Die leicht bedienbare Software können Sie in Ihrer Firma und auch an Ihrem häuslichen Arbeitsplatz einsetzen. Microsoft Teams ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Kommunikation zwischen räumlich getrennten Teammitgliedern. Arbeiten Sie mit Ihren Kollegen gemeinsam an einem Textdokument und haben Sie Absprachen zu treffen, können Sie dies über die Chatfunktion tun. Sie öffnen den Chat und klicken einfach auf das Anruf- oder Videosymbol. Je nachdem, ob Sie Ihre Teamkollegen telefonisch oder per Videochat kontaktieren möchten. So können Sie sich das umständliche Hin- und Herschreiben von E-Mails ersparen. Eine Microsoft Teams Schulung ist für den Einstieg nicht nötig, da Teams sehr intuitiv aufgebaut ist, bietet sich für Power-User jedoch an.

Microsoft Teams ergänzt außerdem Skype for Business, Outlook und SharePoint als weitere Office 365 Applikationen und Services. Falls Sie es gewohnt sind, mit Social Media zu arbeiten, fügen Sie einfach die jeweiligen Buttons hinzu. Weil die Office-Software den Fokus auf zeitgemäßes Kommunizieren legt, trifft sie insbesondere den Geschmack der Young Professionals und Unternehmen, die den Weg der Digitalisierung gehen möchten. Denn diese sind es gewohnt, sich schnell und unkompliziert mit Kollegen und Geschäftspartnern zu vernetzen. Für die bequeme Kommunikation von unterwegs aus können Sie die Team-Software auch via Smartphone und Tablet nutzen. Haben Sie bereits Microsoft 365 oder Office 365 , werden Ihnen für die Nutzung von Microsoft Teams keine zusätzlichen Kosten berechnet.

Weiterhin können Sie auch die Kommunikation mit externen Partner über Microsoft Teams steuern. Selbst wenn Ihr Partnerunternehmen oder auch Kunde kein Abonnement im Microsoft 365 Umfeld hat, so kann dieser sich für Teams kostenfrei registrieren. 

Tipp 1: Von Teams E-Mails über Outlook versenden

Möchten Sie weiterhin E-Mails über Outlook (ob lokal oder via Outlook Web App) verschicken, funktioniert dies mit der Team-Software völlig unkompliziert. Sie öffnen während Ihres Chats das Fenster Weitere Optionen und danach Mit Outlook teilen. Auf der nächsten Seite geben Sie in das E-Mail-Fenster nur noch den Betreff, Empfänger und falls erforderlich zusätzlichen Text ein. Anschließend versenden Sie Ihre E-Mail. So können Sie sich das Text Kopieren und Einfügen in Outlook ersparen.

Microsoft Teams Mail Verschicken
 Microsoft Teams Mailadresse abrufen

Tipp 2: Tags erstellen

Das Tags Feature von Teams verbindet Sie ohne vorheriges Erstellen eines Unter-Teams mit ausgewählten Teammitgliedern. Sie aktivieren zuerst die Tag-Funktion und wählen dann aus der Menüleiste links Teams und anschließend Ihr Team. Unter „Weitere Optionen“ finden Sie “Tags verwalten“, wo Sie Ihren Teamkollegen bestimmte Funktionen zuweisen können und durch die Gruppierung diese Kollegen schneller benennen können. Gibt ein Teammitglied diesen Tag bei einem der Kanäle ein, werden alle mit diesem Tag bezeichneten Kollegen benachrichtigt.

Microsoft Teams Tag Erstellen

Tipp 3: Mit Microsoft Teams Korrekturen vornehmen

Nutzen Sie Microsoft Teams und teilen Sie erstellte Dokumente, lohnt es sich, die Korrekturfunktion des Word-Texts zu nutzen. So haben Sie und Ihre Teamkollegen die Gelegenheit, das jeweilige Dokument zeitversetzt zu bearbeiten. Zum Korrigieren klicken Sie während des Chats auf die betreffende Word-Datei und anschließend auf Überprüfen und Änderungen nachverfolgen.

Tipp 4: Suchfeld in Microsoft Teamsverwenden

Microsoft Teams Suchleiste

Um den Überblick in Microsoft Teams zu behalten, ist es ratsam die integrierte Suche zu verwenden. So können Sie Mitarbeiter, Dokumente und auch ehemalige Chats über das Suchfeld finden und auswählen. Ansonsten bleibt Ihnen nur noch das manuelle Durchsuchen der Hilfe oder aufwendiges Navigieren im Menü, aber dies wäre nicht wirklich smart. Gehen Sie stattdessen einfach auf das am oberen Rand befindliche Suchfeld. Geben Sie dort „/“ ein, wird Ihnen eine Liste wählbarer Funktionen angezeigt. Die Eingabe von „/teilnehmen“ beispielsweise ermöglicht Ihnen den Eintritt in ein Team. Mit dem Eintippen von „@“ lassen sich Apps öffnen und Chats mit anderen Teammitgliedern beginnen. Um einem Teamkollegen auf diese Weise eine Nachricht zukommen zu lassen, müssen Sie das Fenster, mit dem Sie zuvor gearbeitet haben, nicht schließen.

Microsoft Teams Personen Suchen

Tipp 5: Microsoft Teams mehrfach nutzen

Arbeiten Sie in mehreren Teams mit, können Sie die Collaboration-Software derzeit noch nicht in mehreren Fenstern gleichzeitig verwenden. Für die Nutzer der Chrome und Edge Browser hat Microsoft dennoch eine Lösung parat - so öffnen sie Microsoft Teams in diesen Browsern als Web-App. Die Nutzung über mehrere Umgebungen ist somit auch möglich.

Microsoft Teams Online

Tipp 6: Chats in Teams stumm schalten

Microsoft Teams Chat Stummschalten

Sind Sie in mehreren Teams Mitglied, könnten Sie durch die große Anzahl eingehender Benachrichtigungen aus Ihren Gedanken gerissen werden. Dies ist auf die Dauer störend und führt oft zum Auftreten von Fehlern. Damit Sie sich weiterhin gut auf Ihre Arbeit konzentrieren können, schalten Sie die Team-Benachrichtigungen stumm oder verringern ihre Anzahl. Öffnen Sie dafür ein Gesprächsfenster. Gehen Sie danach auf Weitere Optionen und Benachrichtigungen ausschalten/Benachrichtigungen einschalten. Zur grundsätzlichen Festlegung der Benachrichtigungen klicken Sie das Drei-Punkte-Feld und anschließend die Kanalbenachrichtigungen an. Dort wählen Sie, wie oft und auf welche Weise Sie zukünftig von anderen Teammitgliedern über wichtige Informationen informiert werden möchten.

Tipp 7: Zusätzliche Features als Teams Erweiterung nutzen

Reicht Ihnen Microsoft 365 für Ihre Teamarbeit nicht aus, können Sie das Microsoft Teams mit hilfreichen Apps erweitern. Sie gehen auf der linken Seite auf Apps und suchen nach der gewünschten Applikation. Wissen Sie noch nicht, welche Anwendung Sie benötigen, durchsuchen Sie die jeweilige Kategorie. Haben Sie sie gefunden, ist sie mit einem Klick auf "Einem Team hinzufügen" oder "Hinzufügen für Sie" nutzbar. Später können Sie sie sogar als separater Reiter für Chats, Gruppengespräche und Channels anlegen. Für ein schnelleres Öffnen von Apps heften Sie diese einfach an Ihre App-Leiste an: Suchen Sie sich die gewünschte Anwendung heraus, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und gehen Sie anschließend auf "Anheften".

Microsoft Teams Apps

Eine ebenfalls hilfreiche Teams Funktion ist die Rich-Text-Bearbeitung: Sie ergänzen Ihre Textnachricht mit einem Titel und nutzen Hervorhebungen und Bullet Points, um Ihre Nachricht für den Empfänger lesbarer zu gestalten. Darüber hinaus verhindert das Rich-Text-Feature das versehentliche Abschicken Ihrer Nachricht.

Microsoft Teams Texteditor

Tipp 8: Gruppenchats und Teamsitzungen aufzeichnen

Mit dem Einsatz einer Microsoft 365 Lizenz, können Sie Ihre Videokonferenzen sogar aufzeichnen. Die Funktion Microsoft Stream entlastet Sie vom anstrengenden Mitschreiben der wichtigsten Inhalte. Das Feature ermöglicht sogar das Mitschneiden von Gesprächen ohne Bild und anderer Aktivitäten, die Ihr Team im Laufe der Sitzung ausführt. Sobald die Aufzeichnung beendet ist, wird das Video automatisch in Microsoft Stream hochgeladen und kann auf Wunsch auch ein Transcript zum gesprochenen Wort erstellen.

Microsoft Teams Videoaufzeichnung
Microsoft Teams Aufzeichnung

Danach kann das Video in der Microsoft Stream Bibliothek anderen Mitarbeitern und Kollegen über einen Link zur Verfügung gestellt werden. Das Video kann bei Bedarf auch heruntergeladen und u.a. über einen OneDrive- oder SharePoint-Link mit Nutzern außerhalb des eigenen Unternehmens geteilt werden.

Tipp 9: Regeln für Microsoft Team-Meetings festlegen

Im Unterschied zu anderen Software-Lösungen wie beispielsweise Zoom ist es bei Microsoft Teams nicht möglich, sich als Konferenzteilnehmer via ID und Passwort anzumelden. Die Software Microsoft Teams arbeitet hier mit Einladungen, die wir über Termin aus dem Outlook steuern können.

Microsoft Teams Besprechung

Alles was für die Zugangsbeschränkung erforderlich ist, legt der Administrator zentral in den "Meeting Policies" fest. Er bestimmt, was bei Teams Konferenzen für die einzelnen Teams und Nutzer gelten soll. Allerdings haben Sie als Gastgeber noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung. So können Sie beispielsweise bestimmen, dass Telefonate sofort durchgestellt werden sollen oder Mitarbeiter des eigenen Unternehmens ohne Anmeldung an der Lobby den Konferenzraum betreten dürfen. Dafür klicken Sie auf Kalender, wählen das jeweilige Meeting aus und gehen anschließend auf den Punkt "Meeting Options".

Microsoft Teams Administration
Microsoft Teams Nachrichtenrichtlinien

Auf der sich öffnenden englischsprachigen Seite suchen Sie sich dann die gewünschten Optionen aus. Bei manchen Einstellungen sind sogar Differenzierungen möglich. Für einen gut strukturierten Meeting-Ablauf sorgt darüber hinaus die Festlegung, wer seine Arbeitsergebnisse vortragen darf. Sollen nur Mitglieder des eigenen Teams dazu befugt sein, wählen Sie einfach diese Option. Möchten Sie nur bestimmten Teammitgliedern die Gelegenheit zur Präsentation ihrer Inhalte geben, legen Sie dies entsprechend fest. Weitere Möglichkeiten sind "Nur ich" und "Jeder darf Vortragender sein".

Tipp 10: Wichtige Informationen in Teams schneller wiederfinden

Markieren Sie in Ihrem Microsoft Teams häufig genutzte Inhalte, wichtige Benachrichtigungen und Dateianhänge mit einem Lesezeichen, finden Sie sie später schneller wieder. Dieses Feature ist darüber hinaus hilfreich, wenn bei Ihnen täglich eine große Anzahl an Informationen eingeht. Mit der Lesezeichen-Funktion wissen Sie stets, was Sie demnächst zu erledigen haben. Sie können die Lesezeichen über die drei Punkte in einem Chat setzen. Dazu wählen Sie den Menüpunkt "Diese Nachricht speichern" aus. Danach werden Ihnen alle markierten Nachrichten bei einem Klick auf Ihr Profil im oberen rechten Rand von Microsoft Teams unter der Option "Gespeichert" angezeigt:

Microsoft Teams Nachricht Speichern

Noch mehr Informationen zu Microsoft Teams und Office 365?

Das Team von siller.consulting bietet Ihnen gerne Unterstützung in Form einer Beratung und Schulung an. Die Schulung kann dabei in einem Einzel-Coaching, einer Schulung vor Ort bei Ihnen, einer Veranstaltung an einem unserer Seminarorte oder aber auch gerne als Webinar durchgeführt werden.

Durch eine lebhafte und praxisnahe Schulung erhalten Unternehmen und Anwender die Möglichkeit das volle Potenzial der Microsoft 365 Suite zu nutzen und erfolgreich den Weg der Digitalisierung zu beschreiten.

Wir freuen uns, wenn wir Sie dabei begleiten dürfen. Sichten Sie auch gerne unsere Referenzen, um sich von unseren zufriedenen Kunden überzeugen zu lassen.

 

About the Author Aaron Siller

Aaron Siller hat seit 2014 umfangreiche Erfahrung in der Migration zu Microsoft Office 365, Exchange Online, Intune und Azure aufgebaut. Gerne stellt er Ihrem Unternehmen sein Können und das seines qualifizierten Teams zur Verfügung.

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