August 31

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Teams in der Microsoft 365 Suite – Beschreibung, Vorteile und Aufbau

Autor: Aaron Siller

August 31, 2021


Was ist Microsoft Teams?



Microsoft Teams ist eine von Microsoft entwickelte Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Microsoft 365 Suite mit Microsoft Office und Skype for Business integriert. Das Tool dient der digitalen Unterstützung von effektiverer Kommunikation und Kollaboration bei der Teamarbeit.

Microsoft Teams bietet den Zugriff auf viele Office 365 Dienste, z. Bsp.: SharePoint Online, Office Groups, OneDrive oder auch auf den Microsoft Planner.

Für wen ist Microsoft Teams geeignet?


Als zentraler Arbeitsbereich für Teamarbeit eignet sich Microsoft Teams für alle Unternehmensgrößen – von Großunternehmen über Mittelstand bis hin zu kleinen Organisationen.


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Es ist bestmöglich geeignet für:


  • Teams und Anwender, die in Echtzeit in einer Gruppe zusammenarbeiten möchten

  • Projektteams, die gemeinsame Projekte schnell durchlaufen möchten, einschließlich der Freigabe von Dateien und zeitgleicher Zusammenarbeit an herausgegebenen Dokumenten

  • Benutzer, die eine breite Palette an Instrumenten in ihren Arbeitsbereich einbinden möchten ( z.Bsp.: Microsoft Planner, PowerBI, Project Online)

Die wichtigsten Vorteile für Microsoft Teams


  • Unterstützt die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen.

  • Bündelt als Knotenpunkt für Teamarbeit, Konversationen und Inhalte sowie verschiedene Anwendungen an einem Ort.

  • Teammitglieder sind damit in der Lage, die gesamte Zusammenarbeit aus einem Tool heraus zu erledigen.

  • Neben allen Anwendungen der Office 365 Welt lässt Teams sich auch mit Anwendungen anderer Anbieter verbinden, somit können sie in einer durchgängigen und 100 % digitalen Umgebung zusammen arbeiten.

  • Durch die individuelle Chatfunktion können sie sich gezielt mit bestimmten Teammitgliedern austauschen.

  • Informationen die für das gesamte Team relevant sind, können über die Chatbox ihres Teams mit allen geteilt werden.

  • Im Vergleich zu anderen Kollaborationsplattformen erstellt Ihnen Teams automatisch zu jedem Team Kanal eine eigene Dokumentenbibliothek. Dadurch stehen alle Dokumente, die im Laufe der Zusammenarbeit geteilt werden, allen Teammitgliedern zur Verfügung.

  • Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und einfach zu bedienen, neue Funktionen lassen sich mit einem Klick einfach anwenden.

  • Unter Aktivitäten sehen sie auf einen Blick alle neuen Inhalte und via @-Funktion können sie einzelne Kollegen gezielt auf relevante Inhalte aufmerksam machen.

Microsoft Teams ein Überblick über die Architektur


Office 365 unterstützt im Hintergrund Microsoft Teams . Erstellen Sie ein neues Team in Microsoft Teams, erstellt Office 365 automatisch eine Gruppe mit allen Bestandteilen dazu.

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Quelle: microsoft.com

Bestandteile einer Office 365 Gruppe rund um Microsoft Teams


Wie bereits erwähnt erstellt Microsoft Office automatisch eine Gruppe, wenn Sie ein Team erstellen, um die Teammitgliedschaft zu verwalten. Die zugehörigen Dienste der Gruppe, z. B. eine SharePoint-Website, ein Power BI usw., werden zur gleichen Zeit erstellt.

Als Ersteller eines Teams können Sie sich entscheiden, eine vorhandene Microsoft 365-Gruppe zu verwenden. Jeder Kanal im Team verfügt über einen eigenen Ordner in der Dokumentbibliothek. Durch das Erstellen von Ordnern direkt in der Dokumentbibliothek werden im Team keine Kanäle erstellt.

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Quelle: microsoft.com

Erstellen Sie ein Team, werden automatisch die folgenden Elemente erstellt:


  • Eine neue Micro Microsoft 365 Gruppe 
  • Eine SharePoint Online-Website und eine SharePoint Online-Dokumentbibliothek zum Speichern von Teamdateien
  • Ein freigegebenes Exchange Online-Postfach und ein Exchange Online-Kalender
  • Ein OneNote-Notizbuch
  • Verbindungen mit anderen Microsoft 365- und Office 365-Apps wie beispielsweise Planner und Power BI

Gartner Studie zu Microsoft Teams


Microsoft wurde schon das zweite Jahr in Folge als Marktführer für Meeting Solutions und Unified Communications as a Service ausgezeichnet. 

In der Gartner Studie ( November 2020 ) schreibt der Autor: “ Die meisten Gartner-Kunden verwenden bereits Microsoft Teams für Messaging und Meetings und berichten über eine gute oder bessere Zufriedenheit. Die Akzeptanz hat als Reaktion auf COVID-19 zugenommen. “

Außerdem wird als Stärke angeführt: “ Microsoft Teams verfügt über die umfassendsten Integrationen mit den Office 365-Diensten und -Anwendungen von Microsoft. Microsoft Teams wird selbst aus vielen Office 365-Diensten und -Anwendungen wie Azure Active Directory, SharePoint, OneDrive und Exchange Online „gebaut “. “

Hier können Sie den gesamten Bericht gern nachlesen.

Warum Microsoft Teams?

Vergleich mit Slack, Zoom, Hangouts und Cisco Webex


Zoom

Eindeutig einer der Platzhirsche, wenn es um Videokonferenzen geht und dank der Gewohnheit sehr beliebt bei Nutzern, die schon viele Jahre lang remote und im Homeoffice arbeiten.

Slack

Das hippe Kommunikationstool, auf Basis von Gruppenchats. Beliebt bei US-Unternehmen und Startups. Anzumerken ist,  das Slack keinen besonderen Fokus auf Video-Kollaboration hat.

Hangouts

Wie der Name bereits sagt, steht hier der Video-Austausch in der Gruppe in Vordergrund, das Tools ist minimalistisch gehalten.

Cisco Webex

Eher im Konzern und Corporatebereich für Businesslösungen zu finden, als bei Homeoffice-Startern.

Als Teil von Microsoft 365 bietet sich MS Teams ohne Frage an, doch angesichts der facettenreichen Konkurrenz bedarf es eines ausführlichen Vergleichs. Zunächst ist es wichtig, sich grundsätzlich mit der digitalen Arbeit und den nötigen Tools und Dienste auseinanderzusetzen.

Nur wer über ein grundlegendes Verständnis verfügt, kann passende Tools effektiv nutzen und die richtige Wahl für sich, die Abteilung oder das gesamte Unternehmen treffen. Die Entscheidung für eine Lösung ist immer auch eine wichtige strategische Frage. Im Zweifelsfall ist es aber besser, eine Entscheidung zu treffen, als ein Sammelsurium von Software zu nutzen.

In unserem Blogbeitrag “ Microsoft Teams Vergleich “ können Sie den ausführlichen Vergleich nachlesen.
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Teamarbeit


Jedes Team ist anders. Es gibt keine Universallösung für die Zusammenarbeit. Microsoft 365 und Office 365 sind für die individuellen Anforderungen jedes Teams konzipiert. Sie ermöglichen Benutzern mit speziell entwickelten integrierten Anwendungen Kommunikation, Zusammenarbeit und eine Steigerung ihrer Produktivität.

Bei der Organisation anfallender Arbeiten und Unterhaltungen, die Ihre Teams führen müssen, sollten sie die zu verwendenden Microsoft 365- oder Office 365-Apps und -Dienste berücksichtigen.

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Teams

  • Teams als Knotenpunkt für Ihre Zusammenarbeit, ist der Ort, an dem sich Personen ( auch Personen außerhalb Ihrer Organisation ) aktiv verbinden und in Echtzeit produktiv zusammenarbeiten können. Unterhaltungen können direkt dort geführt werden, wo die Arbeit stattfindet, sei es bei der gemeinsamen Erstellung eines Dokuments, in einer Besprechung oder bei der gemeinsamen Arbeit in anderen Apps und Diensten. Microsoft Teams ist die richtige Anlaufstelle für formlose Chats, das schnelle Durchlaufen eines Projekts, Arbeiten mit Team Dateien und Zusammenarbeiten an freigegebenen Projektdokumenten.
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Outlook

  • Outlook eignet sich für die Zusammenarbeit in der vertrauten Umgebung mit E-Mail und eine förmliche, stärker strukturierten Arbeitsweise oder in Fällen, in denen zielgerichtete, direkte Kommunikation gefragt ist.
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SharePoint

  • SharePoint ist für Websites, Portale, Automatisierung von Geschäftsprozessen und Unternehmenssuche gedacht. Mit SharePoint bleibt bei der Teamarbeit der Inhalt im Mittelpunkt. Alle Arten von Inhalten können im Handumdrehen teamübergreifend freigegeben werden. Dadurch können alle Teams auf sie zugreifen. Die enge Integration in Outlook, Yammer und Microsoft Teams ermöglicht die nahtlose Zusammenarbeit an Inhalten mit verschiedenen Möglichkeiten, Unterhaltungen zu führen.
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OneDrive

  • OneDrive for Business dient zum Speichern von Dateien und zum Freigeben dieser Dateien für Personen, die von Benutzern eingeladen werden. Von Benutzern in OneDrive for Business gespeicherte Inhalte bleiben privat, bis die Benutzer sie für andere freigeben. Damit ist dies die beste Option zum Speichern von persönlichen Dokumenten und Entwürfen, die nicht freigegeben werden sollen oder noch nicht für die Freigabe bereit sind.
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yammer

  • Yammer vernetzt Personen in der gesamten Organisation. Treiben Sie unternehmensweite Initiativen voran, tauschen Sie bewährte Methoden aus, und richten Sie Communitys ein, in denen es um Themen, Bereiche oder Vorgehensweisen von gemeinsamem Interesse geht. Gewinnen Sie Ideen durch Crowdsourcing, um offene Diskussionen mit Benutzern aus dem gesamten Unternehmen zu fördern.

Office-Apps sind die vertrauten Tools, die Benutzer kennen und regelmäßig verwenden, beispielsweise Word, Excel, PowerPoint und OneNote.

Häufige Fragen zu Microsoft Teams


Ist Microsoft Teams kostenlos?

Microsoft Teams ist kostenlos. Ein kostenfreies Konto kann auf der Microsoft Teams Website eingerichtet werden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software. Alternativ ist Microsoft Teams auch als Bestandteil einer Microsoft 365 Lizenz zu erwerben und direkt mit dem Geschäfts-Konto nutzbar. 

 

Was benötige ich für Microsoft Teams?

Für Microsoft Teams benötigst Du nur ein Microsoft KontoDu kannst dabei deine private oder geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden und Dich bei Microsoft Teams registrieren. Die Registrierung erfolgt hier: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

Kann man Teams ohne Office 365 nutzen?

Microsoft Teams kann auch ohne eine laufende Office 365 Lizenz genutzt werden. Hierzu verwendet man eine Microsoft Teams Exploratory Lizenz. Standardmäßig wird Microsoft Teams als Bestandteil der meisten Microsoft 365 Pakete ausgeliefert. 

Wie funktioniert Microsoft Teams?

Microsoft Teams dienst als zentrale Plattform der Zusammenarbeit. So kann man über Teams miteinander Chatten, Videokonferenzen abhalten, Projekte planen oder auch Dateien austauschen. Dabei funktioniert Microsoft Teams über den Browser, als auch mit einer lokalen Desktop App. 

Kann ich Teams als Privatperson nutzen?

Neben der beruflichen Nutzung kann Microsoft Teams auch als Privatperson verwendet werden. Dazu reicht es aus, sich mit seiner privaten Mail-Adresse ein Microsoft Konto zu erstellen und bei Microsoft Teams zu registrieren. Die Registrierung kann hier erfolgen: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

 

Aaron Siller

Über den Autor

Aaron Siller hat seit 2014 umfangreiche Erfahrung in der Migration zu Microsoft Office 365, Exchange Online, Intune und Azure aufgebaut. Gerne stellt er Ihrem Unternehmen sein Können und das seines qualifizierten Teams zur Verfügung. Seit der Einführung dieses leistungsfähigen Tools gehören Microsoft Teams Schulungen als wichtiger Bestandteil aller Digitalisierungsmaßnahmen mit zum Programm.

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