M365 Security Case Study: ARD ZDF Beitragsservice - Externe Zusammenarbeit ohne DSGVO-Risiko – Microsoft 365 richtig gehärtet

Beim ARD ZDF Beitragsservice stand die sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern im Mittelpunkt. Die Organisation nutzte Microsoft 365 bereits umfangreich, jedoch hatte sich über die Jahre eine heterogene Struktur entwickelt, die potenzielle Sicherheits- und Datenschutzrisiken barg – insbesondere im Bereich der externen Kollaboration über Microsoft Teams. Ziel war es, ein datensparsames und DSGVO-konformes Modell zu etablieren, das die Zusammenarbeit erleichtert, ohne die Compliance zu gefährden.

Der ARD ZDF Beitragsservice hatte bereits in der Vergangenheit einen IT-Dienstleister beauftragt, um seinen Microsoft 365-Tenant zu härten. Dennoch bestand der Wunsch, einen tiefergehenden Blick auf die bestehende Konfiguration zu werfen und weitere potenzielle Schwachstellen zu identifizieren.

Im Rahmen des Microsoft 365 Security Checks wurde die gesamte Umgebung einer detaillierten Analyse unterzogen. Dabei erfolgte eine umfassende Prüfung der Konfigurationen in Entra ID, SharePoint Online, OneDrive, Microsoft Teams, als auch dem Defender XDR. 

 Anschließend wurden die identifizierten Risiken bewertet, priorisiert und mit einem konkreten Maßnahmenplan adressiert. Besonderes Augenmerk lag auf der Umsetzung datenschutzfreundlicher Gastzugriffsrichtlinien, der Härtung der Identitätsverwaltung und der Einführung klarer Governance-Strukturen.

Durch die konsequente Umsetzung der Empfehlungen konnte ein sicheres und skalierbares Modell zur Verwaltung von Benutzern und Gästen etabliert werden, das den hohen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird.

Gleichzeitig wurde die DSGVO-Konformität der gesamten Umgebung überprüft und durch technische wie organisatorische Maßnahmen sichergestellt. Neben der technischen Optimierung profitierte die Organisation auch strategisch: Der Security-Check bildete die Grundlage für eine dauerhaft verankerte Sicherheitsstrategie und wurde vom CxO-Board als zentrales Governance-Element in die Roadmap aufgenommen.

Damit die nachweisbare Einhaltung der DSGVO-Richtlinien erreicht – ein entscheidender Mehrwert für eine öffentlich-rechtliche Institution mit hohem Reputationsanspruch.