New Work und Modern Workplace: Was ist das?
New Work und Modern Workplace sind zwei der aktuell wichtigsten Entwicklungen in der Arbeitswelt. Wie sieht die neue Arbeit in der digitalisierten Welt aus und wie gestalten Unternehmen die Arbeitsplätze so, dass ihre Mitarbeiter auch zukünftig maximal produktiv sein können? Hierbei handelt es sich nicht um einen Trend, sondern um fundamentale Veränderungen bezüglich unserer Arbeitsweise. Wir erörtern diese Fragen und verweisen in unserem Beitrag auf Werkzeuge, die bei der Umsetzung digitalisierter Arbeitskonzepte helfen.
New Work Definition
Der Begriff New Work fasst die Entwicklungen zusammen, die das Ende der alten Arbeitswelt einläuten. New Work löst alte Konzepte ab und bietet neue Möglichkeiten für die Steigerung von Motivation und Produktivität der Mitarbeiter. Die neue Arbeit bezeichnet ein verändertes Verständnis von Arbeit in der globalisierten und digitalisierten Welt. In Anlehnung an den Begriff Industrie 4.0 ist in diesem Zusammenhang gelegentlich auch von Arbeit 4.0 die Rede.
Damit sind einige typische Werte wie die folgenden verbunden:
Mit diesem Wertewandel gehen neue Arbeitsformen einher. Es ist typisch, dass die Mitarbeiter weniger stark durch Vorgesetzte angeleitet, sondern selbstständig arbeiten und eigene Entscheidungen treffen. Arbeitgeber erwarten von ihren Angestellten zunehmend eine unternehmerische Denkweise. Zu den Arbeitsformen gehört aber auch das Freelancing, bei dem sich die Arbeiter nicht mehr fest an ein Unternehmen binden. Weiterhin gehören Coworking-Spaces dazu, die den Arbeitern die Möglichkeit bieten, gemeinsam an einem Ort für ihre Auftraggeber tätig zu sein.
Modern Workplace Definition
Der moderne Arbeitsplatz ist der Ort, an dem die neue Arbeit stattfindet. Es handelt sich hierbei nicht mehr um den klassischen Arbeitsplatz im immer gleichen Büro an einem festen Schreibtisch mit einem Arbeitstag von 9 bis 17 Uhr. Vielmehr verstehen wir unter einem modernen Workplace den Arbeitsplatz der Zukunft und er kann vielfältig ausgestaltet sein.
Treiber für die Veränderungen am modernen Arbeitsplatz sind neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) ebenso wie eine veränderte Erwartungshaltung der Mitarbeiter. Das Arbeitsumfeld ist heute besonders komplex und Teams sind häufig global verteilt. Typisch ist für den modernen Arbeitsplatz in jedem Fall der Einsatz von digitalen Technologien.
Beispiele für New Work und Modern Workplace
Der Modern Workplace nutzt die Vorteile der Digitalisierung, alle für die Arbeitsverrichtung erforderlichen Daten, Werkzeuge und Service stehen ortsungebunden zur Verfügung. Die Umsetzung kann in der Praxis auf sehr unterschiedliche Weisen erfolgen. Folgende neue Arbeitskonzepte lassen sich beobachten:
Das gemeinsame Büro
Hierbei handelt es sich um Gemeinschaftsbüros für die zeitweise Nutzung. Typisch ist zum Beispiel, dass Projektarbeiter oder Freelancer sich einen temporären Arbeitsplatz mieten und gemeinsam arbeiten. Häufig halten sich die Arbeiter hier für die Dauer eines Projekts auf. Die Zusammenarbeit im Gemeinschaftsbüro soll die Motivation und damit die Produktivität steigern. Zu vielen Angeboten gehört, dass Büroausstattung wie Drucker, Netzwerk oder Telefon im Mietpreis inbegriffen sind.
Der gemeinsame Schreibtisch
Bei diesem Konzept erhalten die Mitarbeiter keinen fest zugewiesenen Schreibtisch. Die Zuteilung der Arbeitsplätze erfolgt stattdessen flexibel und im Extremfall jeden Tag neu. Die Mitarbeiter profitieren von einer freien Platzwahl. Außerdem kann der Mitarbeiter entscheiden, dass er lieber im Home Office arbeiten möchte. Desk Sharing ist daher eng verknüpft mit der Flexibilisierung von Arbeitszeiten etwa durch Gleitzeiten.
Der flexible Mitarbeiter
Freelancer arbeiten nicht für einen festen Arbeitgeber. Sie arbeiten stattdessen auf Auftrags- und Projektbasis, häufig wechselnde Auftraggeber sind die Regel. Diese Arbeiter benötigen in der Regel kein festes Büro.
Work-Life-Balance
Bei diesem Konzept ist der Arbeitstag gegenüber dem klassischen 8-Stunden-Modell verkürzt. Hier stehen kürzere und dafür intensivere Arbeitseinsätze im Vordergrund. Dieses neue Modell erleichtert es, eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Freizeit herzustellen. Es kann sich positiv auf die Gesundheit des Arbeiters auswirken, nur sechs Stunden am Schreibtisch zu sitzen oder einer körperlich anstrengenden Arbeit zum Beispiel im Krankenhaus nachgehen zu müssen.
Flexible Arbeitszeiten
Viele Mitarbeiter wünschen sich flexiblere Arbeitszeiten oder eine verkürzte Arbeitswoche. Die 4-Tage-Woche ist häufig in Kombination mit dem Modell des Jobsharings zu beobachten. Hierbei besetzen zwei Mitarbeiter eine volle Arbeitsstelle und teilen die Aufgaben untereinander auf. Dabei gehen sie so vor, dass der fünfte Arbeitstag für beide entfallen kann und sich trotzdem das gewünschte Arbeitsergebnis erreichen lässt.
Wichtige technische Voraussetzungen
Um die oben beschriebenen Konzepte der neuen Arbeit umsetzen zu können, sind einige technische Voraussetzungen unbedingt erforderlich. Dazu gehört es, sich von klassischen IT-Infrastrukturen zu lösen, die die Unternehmen in Eigenregie vor Ort betreiben. Die Losung heißt stattdessen "cloud first" und "mobile first". Da die Mitarbeiter an wechselnden Orten und mobil tätig sind, muss sich die IT-Infrastruktur diesen veränderten Anforderungen anpassen. Ein wichtiges Element der digitalen Transformation ist daher für alle unternehmen die Hinwendung zur Cloud. Statt Services intern zur Verfügung zu stellen, beziehen die Unternehmen diese extern beim Dienstleister. Es ist allerdings möglich, moderne Arbeitsformen auch in eine hybride Umgebung zu integrieren, in der eine traditionelle und cloudbasierte IT nebeneinander existieren.
Microsoft Tools, die die neue Arbeit unterstützen
Microsoft bietet eine Reihe von Werkzeugen an, die für den modernen Arbeitsplatz konzipiert sind und eine moderne Arbeitsweise unterstützen. Zu den wichtigsten dieser Tools gehört Microsoft Teams, das das weit verbreitete Skype for Business Online ersetzt. Hierbei handelt es sich um die Zusammenfassung von Chatfunktionen, Videokonferenzen, Telefon und der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten in einer einzelnen und einheitlichen Anwendung. Microsoft passt seine Softwarewerkzeuge den veränderten Bedingungen am Arbeitsplatz an und möchte dabei helfen, die Wettbewerbsfähigkeit der Organisationen zu erhöhen. Wer davon profitieren möchte, muss prüfen, an welchen Stellen er die neuen Werkzeuge in seine Arbeitsprozesse sinnvoll einbinden kann und welche Unterstützung seine Mitarbeiter konkret nachfragen.
Modern Workplace Microsoft: Diese Tools sind wichtig
Wir haben einige der wichtigsten Tools aufgelistet, die Microsoft für die Unterstützung neuer Arbeitsformen anbietet. Sie helfen dabei, die oben beschriebenen Konzepte umzusetzen und die Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen konsequent zu nutzen:
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist seit dem Jahr 2017 verfügbar. Es handelt sich hierbei um eine sogenannte Kollaborationssoftware. Die Plattform dient der Durchführung von Besprechungen, ermöglicht die Erstellung von Notizen und das Versenden von Anhängen und stellt eine Chatfunktion bereit. Das sind alles Werkzeuge, die im modernen Büroalltag wichtig sind. Hier stehen sie in einer Anwendung kombiniert zur Verfügung. Der Dienst ist bereits in Office 365 integriert.
Außerdem ist es möglich, Teams als Erweiterung in Software von Drittanbietern zu integrieren. In die erstellten Teams lassen sich auch Personen außerhalb des Unternehmens einladen. Innerhalb der Teams ist es möglich, Kanäle (Channels) für die Kommunikation zwischen verschiedenen Teammitgliedern einzurichten. Damit lassen sich Gespräche führen, die nicht das ganze Team mitverfolgen kann. Weiterhin bietet Microsoft in Teams zur Unterstützung der Arbeit verschiedene Bots an, die einem zum Beispiel bei der Suche nach bestimmten Personen im Unternehmen helfen.
Microsoft Planner
Der Planner ist ein weiteres teamorientiertes Werkzeug für die Erstellung von Arbeitsplänen und die Definition von Aufgaben. Die Teammitglieder können sich untereinander austauschen und gemeinsam daran mitwirken, die Aufgaben zu erfüllen. Hierbei handelt es sich wiederum um ein Softwarewerkzeug, das Microsoft in Office 365 integriert ist.
Microsoft To Do
MS To Do bietet die Möglichkeit, To-do-Listen online auf eine effiziente Weise zu verwalten. Das Werkzeug richtet sich auch an Privatanwender, seinen größten Nutzen hat es aber im Büroalltag. Über den intelligenten Tagesplaner lassen sich To-Do-Listen personalisieren. Aufgaben lassen sich mit der App leichter in einzelne Schritte aufteilen.
Microsoft Tasks
Tasks bietet den Nutzern eine zentrale Übersicht über die Aufgaben, die aus dem Microsoft Planner oder aus Microsoft To Do stammen. Die Anwender können in Teams direkt auf Tasks zugreifen und die Anwendung für die Strukturierung ihres Arbeitsalltags nutzen. Es ist auf einen Blick ersichtlich, welche Aufgaben vorliegen und ob es sich um individuelle oder Teamaufgaben handelt. Hier können die Nutzer ihre Aufgaben verwalten und zum Beispiel Priorisierungen vornehmen. Tasks steht überall zur Verfügung in Teams für Desktop, Web und Mobile.
Fazit und Blog
Wir unterstützen Unternehmen und Mitarbeiter bei der Gestaltung moderner, produktiver und motivierender Arbeitsplätze.
In haben wir bereits viele Tutorials und Tipps erstellt, die wir bereits auf unserem Blog geteilt haben. Wir sind stets bemüht, die aktuellsten Themen und Fragestellungen zu beantworten, um die Nutzung innovativer Technologien und Tools für den Modern Workplace z.B. mit Microsoft 365 Produkten zu unterstützen!