Januar 25

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Microsoft Teams Schichten App : Schichten richtig erfassen

Autor: Aaron Siller

Januar 25, 2021


Eine weitere Möglichkeit Microsoft Teams noch mehr in die Zusammenarbeit und den Büro-Alltag zu integrieren ist die Schichten-App

Gerade für sogenannte "First-Line Worker", sprich Mitarbeiter in der Produktion, kann diese App interessant sein. Aber auch in allen Bereichen eines Unternehmens, wo Zeitpläne erforderlich sind, kann die Schichten-App eine gute Möglichkeit der Planung darstellen.

Wie man Schichten in Microsoft Teams nutzen kann und worauf zu achten ist, zeige ich Dir in diesem Beitrag.

Microsoft Teams Schichten App Produktionsmitarbeiter-Teams
Genehmigungen-Microsoft-Teams

Was ist die Schichten-App?

Im Kern ist die Schichten-App ein Zeitmanagement- und Pplanungs-Tool.

Einige werden die grundlegenden Funktionen von der abgekündigten Staff-Hub App kennen. Diese bauen auf dem selben Konzept auf, jedoch möchte Microsoft die Funktionen gerne innerhalb von Teams abbilden.

Microsoft selbst beschreibt die Schichten-App wie folgt:

„Manager können Schichtpläne erstellen und offene und nicht besetzte Schichten für ihr Team veröffentlichen. Teammitglieder können leicht ihre Schichten einsehen und Änderungsanträge stellen (Tauschen/Anbieten/arbeitsfreie Zeit).“

Microsoft Teams Schichten App: Wie aktiviere ich die App?

Bevor Nutzer die Schichten-App in ihrem Teams nutzen können, muss die Applikation (sofern noch nicht geschehen) im Administrations Center freigeschaltet werden.

Dazu gehen wir in das Microsoft Teams Admin Center unter Teams-Apps > Apps verwalten und suchen dort nach "Shifts" oder "Schichten".

Microsoft Teams Schichten App Schichten-App-Teams-Admin-Center

Dort kann der Status für die Mitarbeiter in einem Unternehmen dann genehmigt oder deaktiviert werden:

Shift-App-Status

Microsoft Teams Schichten App: Schichten in Microsoft Teams einbinden

Wenn die Applikation seitens der IT-Administration freigegeben ist, kann der Nutzer die App auf der linken Seite durch die drei Punkte und der Suche nach "Schichten" entsprechend einbinden:

Schichten-App-Teams

Nach dem starten der App muss zunächst ein Team ausgewählt werden, welchem die Schichten-App zugeordnet sein soll:

Teamplan-Schichten

Im nächsten Fenster erscheint dann noch die Einstellung der Zeitzone:

Zeitzone-Schichten-App

Sind wir damit durch, erscheint als nächstes eine optionale Willkommens-Tour zur Schichten App:

Willkommen-Tour-Schichten

Die Microsoft Teams Schichten App richtig nutzen

Wenn der neue Schichtplan das erste mal gestartet wird, ist der Kalender zunächst noch komplett leer:

Schichtplan-Neu-Teams

Im ersten Schritt können wir über "Personen hinzufügen" neue Teilnehmer zu dieser Schichten App eintragen:

Mitglieder-Schicht-App

Wichtig hierbei zu beachten ist, das die Personen natürlich Mitglieder des jeweiligen Teams sein müssen, damit sie auch mit der Schichten-App arbeiten dürfen.

Mitglieder-zur-Gruppe-hinzufügen

Schicht hinzufügen

Wollen wir eine neue Schicht bzw. eine Arbeitszeit in den Kalender eintragen, so wählen wir eine freie Fläche aus und gehen über die drei Punkte und wählen den Menüpunkt "+ Schicht hinzufügen" aus:

Microsoft Teams Schichten App Schicht-hinzufügen

Zu der Schicht können wir dann mehrere Informationen eintragen.

Diese Informationen sind u.a.:

  • Darstellungsfarbe im Kalender
  • Wem wird diese Schicht zugeordnet?
  • Ist es eine offene Schicht?
  • An welchem Datum und zu welcher Zeit gilt die Schicht?
  • Ist es eine 24-Stunden Schicht?
  • Benutzerdefinierter Name zur Anzeige der Schicht
  • Angabe einer unbezahlten Pause in Minuten
  • Optionale Beschreibung der Schicht
Schicht-Details

Ergänzend können auch noch Schichtaktivitäten hinzugefügt werden.

Somit kann ergänzend zu einer Schicht noch gesonderte Tätigkeiten mit Zeitangabe und dem Status "Bezahlt" eingetragen werden. 

Dieser Eintrag kann mit einem separaten Code und Farbe verwendet werden. Ein Beispiel zum Einsatz dieser Schichtaktivität kann die Mittagspause sein.

Schichtaktivitäten-Teams

Die Anzahl der Schichtaktivitäten werden dann gesammelt in der Ansicht einer einzelnen Schicht angezeigt:

Darstellung-Schichtaktivitäten-Teams

Einträge hinzufügen

Wurde eine Schicht einmal eingetragen, so kann diese immer wieder auch anderen Personen im Schichtplan hinzugefügt werden.

Es sind auch arbeitsfreie Zeiten, wie z.B.: Elternzeit, möglich. Hierbei werden dann auch unterschiedliche Farben zur Separierung verwendet:

Microsoft Teams Schichten App Schichtplan-Übersicht

Optionen anwenden

Neben dem bereits erstellten Schichtplan, können auch weitere Optionen eingesetzt werden, um die Arbeit noch mehr an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Es können:

  • Gruppen hinzugefügt
  • Die Zeitansicht geändert werden
  • Ein Ausdruck des Plans erstellt werden
  • Filter einbaut werden
  • Die Anzeige angepasst werden
Optionen-Schichtplan

Gruppe hinzufügen

Über einen Klick auf "Gruppe hinzufügen" kann neben dem standardmäßigem Schichtplan auch weitere Pläne (z.B.: für unterschiedliche Abteilungen oder Fachbereiche) hinzugefügt werden:

Microsoft Teams Schichten App Mehrere-Schichtpläne

Zeitachse ändern

Mit einem Klick auf "Woche" kann die zeitliche Darstellung der Schicht innerhalb von Teams geändert werden:

Zeitansicht

Filter anwenden

Bei den Filtern können wir nach Schichten, Gruppen oder Mitgliedern filtern und somit für uns auch nochmal aktiv die Darstellung anpassen:

Filter-Schichten-App

Anzeige anpassen

Bei der "Anzeige" aktivieren oder deaktivieren wir unterschiedliche Darstellungen und Optionen, die uns beim öffnen der Schichten-App mit angezeigt werden:

Anzeigen-Schichten-App

Schichtplan kopieren & freigeben

Sind wir mit allen Einträgen zufrieden, kann der Schichtplan mit allen Teilnehmer geteilt werden:

Schichtplan-freigeben

Dabei können wir noch auswählen, ob der gesamte Schichtplan oder nur ein bestimmter Zeitraum freigegeben werden soll. Auch legen wir fest, ob nur direkt betroffene Mitglieder den Plan erhalten sollen oder aber das gesamte Team:

Teilungsoptionen-Teams

Nachdem der Plan geteilt wurde, erhalten wir noch eine Bestätigung, dass der Plan erfolgreich geteilt werden konnte.


Alternativ können wir auch einen Zeitplan kopieren und dabei festlegen, welchen Zeitraum wir in einen neuen Schichtplan mit rein-kopieren möchten:

Zeitplan-kopieren-Teams

Zeiten stempeln

Wie Du die Zeiten in der Schichten-App einstempeln kannst haben wir ausführlicher in einem separaten Artikel, den Du hier findest, beschrieben.

Fazit und Blog

Ich hoffe Dir damit gezeigt zu haben, wie Du die Schichten-App in Microsoft einrichten und für Deine tägliche Arbeit nutzen kannst.

Schau dir doch auch die anderen Tutorials und Tipps an, die wir bereits auf unserem Blog geteilt haben. Wir sind stets bemüht, die aktuellsten Themen und Fragestellungen zu beantworten, um dich bei der Arbeit mit Microsoft Teams und anderen Microsoft 365 Produkten zu unterstützen!

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Aaron Siller

Über den Autor

Aaron Siller hat seit 2014 umfangreiche Erfahrung in der Migration zu Microsoft Office 365, Exchange Online, Intune und Azure aufgebaut. Gerne stellt er Ihrem Unternehmen sein Können und das seines qualifizierten Teams zur Verfügung. Seit der Einführung dieses leistungsfähigen Tools gehören Microsoft Teams Schulungen als wichtiger Bestandteil aller Digitalisierungsmaßnahmen mit zum Programm.

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