Januar 24

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Microsoft Teams Genehmigungs-App Genehmigungen in Teams verwalten

Autor: Aaron Siller

Januar 24, 2021


Die Microsoft Teams Genehmigungs-App: Für gewisse Bereiche im Unternehmen sind automatisierte Prozesse ein Segen und erleichtern den täglichen Arbeitsablauf ungemein.

Gerade bei Microsoft Teams, welches wir als tägliche Plattform der Zusammenarbeit nutzen, bietet sich durch die Nutzung der Genehmigungs-App interessante Möglichkeiten.

In diesem Beitrag zeige ich Euch, wie Ihr Genehmigungen in Microsoft Teams einrichten könnt!

Testanruf-Einstellungen-Microsoft-Teams
Genehmigungen-Microsoft-Teams

Was ist die Genehmigungs-App?

Mit der Genehmigungs-App in Microsoft Teams können wir recht simpel unterschiedliche Prozesse anstoßen. Mit dazu gehört:

  • Audits
  • Compliance-Abläufe
  • Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Genehmigungen
  • Allgemeine Workflows

Die Prozesse und die Genehmigungs-App werden dabei selbst innerhalb von Teams durchgeführt.


Microsoft Teams Genehmigungs-App: Wie kann ich die Genehmigungs-App öffnen?

Damit wir die App zu unserem Teams hinzufügen können, gehen wir über die linke Leiste auf die drei Punkte und suchen dort nach dem Schlagwort "Genehmigungen":

 Microsoft Teams Genehmigungs-App Microsoft-Teams-Genehmigungs-App

Danach können wir mit einem Klick auf "Hinzufügen" die App entweder in ein bestehendes Team oder einen Chat hinzufügen:

 Microsoft Teams Genehmigungs-App

Als nächstes geben wir an, zu welchem Team oder Chat die App hinzugefügt werden soll. In meinem Fall habe ich das Team EHG genommen:

 Microsoft Teams Genehmigungs-App Genehmigung-Team-einrichten

Microsoft Teams Genehmigungs-App: Wie starte ich eine Genehmigung?

Nachdem die Genehmigungs-App hinzugefügt wurde, wird diese auf der linken Seite in der Microsoft Teams App angezeigt.

Wenn wir die App auswählen können wir mit einem Klick auf "+ Neue Genehmigungsanforderung" auch schon den ersten Prozess beginnen

 Microsoft Teams Genehmigungs-App App-Genehmigung-Leiste
 Microsoft Teams Genehmigungs-App Neue-Genehmigung

Prozess-Microsoft-Teams

Microsoft Teams Genehmigungs-App: Der Genehmigungsprozess

Sobald wir eine neue Genehmigung starten wollen, müssen wir im darauf folgenden Fenster einige Informationen angeben.

  • Name der Anforderungen
  • Genehmigende Person(en)
  • Ist eine Antwort von allen Genehmigern erforderlich?
  • Zusätzliche Details / eine Beschreibung des Anliegens
  • Anlagen / Dokumente zur Prüfung
  • Optional auch vordefinierte Kundenantworten
 Microsoft Teams Genehmigungs-App Genehmigungs-Details

Nachdem die Genehmigungs-Details hinzugefügt wurden, können wir über einen Klick auf "Senden" die Freigabe entsprechend losschicken

Für den Ersteller wird die Genehmigung in Teams unter dem Menüpunkt "Gesendet" innerhalb der Genehmigungs-App angezeigt:
Gesendete-Genehmigungen

Eine Genehmigung freigeben

Der Empfänger einer Person erhält neu eingegangene Genehmigungen unter dem Eintrag "Erhalten" in Microsoft Teams.

Weiter wir die Anforderung der Genehmigung auch in den Aktivitäten dargestellt und Banner erscheint unten rechts im Teams-Fenster:

1. Benachrichtigung

Anfrage-Genehmigung

2. Benachrichtigung

Feed-Genehmigungen

3. Benachrichtigung

Im letzten Bild sehen wir, wie der Empfänger eine Anfrage genehmigen oder ablehnen kann. Optional ist es auch noch möglich einen Kommentar zur Entscheidung hinzuzufügen.

Je nach Entscheidung, wird der Stand der Genehmigung jedem Beteiligten in Microsoft Teams angezeigt.

Beantwortung-der-Anfrage

Die Antwort wird dann an den Absender wieder zurück verschickt:

Gesendete-Antwort

Ergebnis des Genehmigungs-Prozesses

Der Absender wird über die Aktivitäten bzw. den Feed über die Antwort benachrichtigt und kann den Status einsehen:

Ergebnis-Genehmigung
Übersicht-Anfragen

Fazit und Blog

Ich hoffe Dir damit gezeigt zu haben, wie Du Genehmigungen in Microsoft einrichten und für Deine tägliche Arbeit nutzen kannst.

Schau dir doch auch die anderen Tutorials und Tipps an, die wir bereits auf unserem Blog geteilt haben. Wir sind stets bemüht, die aktuellsten Themen und Fragestellungen zu beantworten, um dich bei der Arbeit mit Microsoft Teams und anderen Microsoft 365 Produkten zu unterstützen!

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Aaron Siller

Über den Autor

Aaron Siller hat seit 2014 umfangreiche Erfahrung in der Migration zu Microsoft Office 365, Exchange Online, Intune und Azure aufgebaut. Gerne stellt er Ihrem Unternehmen sein Können und das seines qualifizierten Teams zur Verfügung. Seit der Einführung dieses leistungsfähigen Tools gehören Microsoft Teams Schulungen als wichtiger Bestandteil aller Digitalisierungsmaßnahmen mit zum Programm.

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